ELECTRIC DOC.

僕がMacを買ったと聞きつけた友人から「コンピュータ界のガラパゴス諸島へようこそ!」とメッセージが届きました。ガラパゴス諸島というのは、他の世界から隔絶された絶海の孤島で、ゾウガメやイグアナなど独特の進化を歩んだユニークな生物がいることで知られています。
　
多数派であるWindowsと交わることなく、独自に進化を続けてきたMac諸島には、美しくて機能的な動物たちが、のびのびと幸せに暮らしています。例えば、ハードディスク内のあらゆる情報を瞬時に検索する「Spotlight機能」。おかげで「情報を探す」「絞り込む」ことがとても簡単になりました。まさに、地上の楽園と言えるでしょう。

ある日、浜辺に…

平和なガラパゴス諸島の浜辺に、時にはMicrosoft Officeの文書ファイルが流れつき、大騒ぎになることがあります。MacでOfficeファイルを編集するためのソフトには、Microsoft Office for Macや、OpenOffice系のソフト、AppleのiWorkなどがありますが、いずれも互換性は十分ではありません。

Windows版のOfficeファイルを開くもっとも確実な方法は、Windows版のOfficeアプリケーションを使うことです。そのためにはMac上でWindowsが直接動作する「Boot Camp」や、仮想PC環境を使う「Parallels」などを利用します。今回はParallelsを導入してみました。

インストールはあっけなく終わりました。心配していた動作速度も、Microsoft Officeを使うぶんには十分に速く、全くストレスはありません。これで、いつボトルメッセージが届いても大丈夫です。

しかし困ったことに、Macのキーボードを使っていると、全角/半角・変換・無変換などの日本語入力キーが使えません。そこでIMEのキー設定を変更し「Ctrl+Enter」キーを「日本語 ON/OFF の切り替え」に割り当てています。

Outlook + W-ZERO3に代わるPIMソフトを探す

Microsoft Outlookの代わりに、Mac標準のMail、アドレス帳、iCal (予定表+ToDo)というソフトを使っています。Missing Syncというソフトを使えば、予定表、アドレス帳、ToDoの内容をW-ZERO3と同期できます (メールとメモの内容は同期できません)。

OneNoteに代わる情報管理ソフトを探す

Microsoft OneNote 2003は、文章だけでなく、手書きメモ、画像、Webクリップなど、さまざまな情報を同じページ内に自由にレイアウトできる、電子ノートソフトです。調べ物をしたり、ブログの記事を書いたり、GTDのプロジェクトを管理したり、いろいろな場面で活用していました。OneNoteの交代選手としては、現在、Curioというソフトウェアに注目しています。

そのほか、導入したソフト

Macのソフトはアイコンや外観がきれいなものが多く、外観が美しいソフトは機能的にも洗練されています。次にあげるソフトは、どれも自信を持っておすすめできます。

• RSSリーダー Vienna
• 2ちゃんねるブラウザ Bathyscaphe
• 統合インスタントメッセンジャー Adium X
• IRCクライアント Colloquy
• DasBlogの投稿用ブラウザ FireFox※

デスクトップアクセサリの多くは「Dashboard Widget」というソフトウェアになっており、天気予報やToDoリスト、Wikipedia、iTunesコントローラなど、好みのソフトを簡単に配置できます。

※このブログ(DasBlog)の編集画面にはリッチエディットコントロールがあり、HTMLタグを意識せずに記事を編集できて便利です。ところがMacのデフォルトブラウザSafariでは使えないので、ブログ投稿用にはFireFoxを使っています。

いろんな社内のプロジェクトを企画するようになって、管理する情報の量が急激に増えてきました。「あの作業はいつまでにやるんだっけ」、「あのプロジェクトはうまく進んでいるだろうか」、「あの情報はどこにしまったっけ」、「何か忘れていることは無いかなあ」と、頭の中も机の上も、だんだん混乱してきました。

　
そんなとき、「GTD」という言葉を耳にしました。GTDというのは『Getting Things Done』の頭文字です。同名の本 (邦題:「仕事を成し遂げる技術 ～ストレスなく生産性を発揮する方法～」)』の中で紹介されている仕事術が大人気だそうです。「ITmedia Biz.ID：写真でわかるGTD (初回編)」という解説ページを見て、「今の僕に必要なのはこれだ!」と確信し、さっそく実践してみることにしました。

　
■GTDとは、記憶だけに頼る習慣をやめること

僕が最初に電子手帳を使い始めたとき、ToDoリストに何もかも書き込んでいました。「○○さんの紹介状を明後日までに書く、せっけんを買う、いつか旅行に行きたい、晩ご飯のおかずを買う、CDを返す、お風呂の掃除、○○さんの検査結果を確認する、手紙をポストに入れる、ToDoリストを整理する」などなど。常に数十件の項目が並ぶToDoリストは、もはやToDoリストとしての機能を果たしていませんでした。

ToDoリストや予定表は、チラリと見るだけで、次に何をするのかすぐにわかるべきです。「たくさん書いてあるけれど、どの仕事から行うべきか」「ここに書いていないことで、何か忘れていることは無いか」と心配しているようでは、落ち着いて仕事ができないのです。

GTDとは、記憶だけに頼る習慣を改め、信頼できる情報システムを構築するための仕組みです。GTDで使うのは「ToDoリスト」「予定表」「やりたいことリスト」「受信箱(Inbox)」「ファイルシステム」の5つです。特別な何かを用意する必要は無く、すでに使っている手帳や本棚、ソフトウェアをそのまま利用できます。
　　
■GTDの3つのエッセンス

• 抱えている仕事、やりたいこと、気になっていることを全て書き出し、ToDoリスト・予定表・やりたいことリストに整理し、頭の中を空っぽにする
• この手順を週に1度繰り返して、ツールに最新の情報を反映させ、常に信頼できるものにしておく(週次レビュー)
• 受信箱(Inbox)に入ってきた情報を、信頼できるツールに整理する流れを作る

　
■GTDで得られるメリット

• 信頼できる情報システムを持ち、全て管理できているという安心感
• 手帳にある直近の仕事をこなせば、全てうまく行くという安心感
• 頭の中が空っぽになるので、目の前に仕事に集中でき、より生産的に時間を使える

　
■やってみようGTD! (お買い物編)

「何かをはじめるときはまずカタチから」というのが僕の揺るぎないポリシーです。これまで紙の書類をうまく管理するシステムを持っていなかったので、本著のすすめにしたがって、フォルダとラベルプリンタを使って50音順に整理することにしました。

フォルダを使って50音順に整理(左: 会社、右: 自宅)

左: CASIOのラベルプリンタ(3600円)を自宅用と職場用に2台購入
右: 自宅の書類整理用にワゴンを購入(Garage)

　
■やってみようGTD! (情報の流れを整理)

GTDの極意は、ちょっとした思いつきメモや、電子メール、郵便、仕事の書類など、全ての情報を受信箱(Inbox)経由で整理し、週次レビューで確実にチェックすることです。僕の場合、次のようにしてみました。

すべての情報を受信箱に集め、週次レビューで確実にチェックする仕組み

紙の書類やメモは、どんな小さなものでもすべて受信箱に入れます。これまでは主に大学ノートを使っていましたが、ページがバラバラに切り離せるルーズリーフやリーガルパッドを使うようにしました。W-ZERO3やOutlook、OneNoteなどはPC上の受信箱として扱い、週次レビューで中身を見直します。

ToDoリストと予定表には、これまで通りOutlookとW-ZERO3を使っています。ToDoリストの項目には必ず開始日を入力して、直近のタスクのみが表示されるようにしました。次にやるべき行動が具体的に決まっていないその他の項目は、「いつかやるリスト」としてToDoとは別に管理しています。

机の上の書類トレイと、カバンの中のクリアファイルを「受信箱」として使う

　
■GTDの3つの効果

まず、手帳(W-ZERO3)を見る回数が増えました。ToDoリストには、その日にやるべきことだけが明確に表示されています。「何か忘れていないだろうか」と心配することもなく、安心して仕事ができます。

また、メモを取る回数も増えました。頭の中が空っぽになったので、いろんなアイディアが次々と浮かんできます。以前は、メモを取った紙をなくしたり、メモを取ったことすら忘れたりしていましたが、受信箱に入れておけば必ず回収されるGTDのシステムのおかげで、安心してメモを残せるようになりました。

その結果、スケジュール通りに仕事がこなせるだけではなく、いろいろなアイディアをプロジェクトに反映させることで、仕事の質を向上させることもできました。また、プライベートの予定を立てたり、用事をすませたりできるようにもなってくると、「仕事に振り回されている」というあせりの気持ちが消え、「仕事をうまくコントロールできている」という余裕も生まれてきました。

GTDは気分が大事! できるビジネスマンっぽい「リーガルパッド」も買ってみたよ

　
■今日から始めるGTD

GTDは、特別なツールを必要としません。これまでの仕事のやり方や生活スタイルを変える必要もありません。だからこそ、他の人にもお勧めしやすい方法だと思います。興味を持たれた方は、ぜひ「ITmedia Biz.ID：写真でわかるGTD (初回編)」などを参考にして、自分の仕事の進め方をよりGTDなものにしてみてはいかがでしょうか。

昨年末に発売されて話題となっているWILLCOMの情報端末型PHS「W-ZERO3」をゲットしました。予約販売、抽選販売にはことごとく外れ、一時は入手をあきらめていました。ところが1月7日に偶然立ち寄った秋葉原のヨドバシカメラで「緊急入荷」との張り紙を見かけ、速攻で機種変更しました。
　
2週間ほど使っていますが、非常に満足しています。基本的にはWindows Mobile搭載のPDAですから、自分の好きなアプリケーションを入れて、カスタマイズして使うことができます。Palm、Pocket PC、Handheld PCも使ってきたPDAマニアの僕としては、心躍るデジタル・ガジェットです。

ふつうのケータイとして使うにはクセが強すぎますが、僕は「Outlookと同期させたPDA + ボイスレコーダー +  モバイル時のネット接続のためのモデム + キーボード付きの携帯メール端末」として活用しています。

→ 精悍なボディのW-ZERO3がぐりんぐりん回る販促ムービーはこちら

● 結局は標準アプリと標準フォントに落ち着く

スケジュールやToDO、アドレス帳など、僕はOutlookを使って管理しているので、情報を同期して持ち運べるのは非常に便利です。標準の予定表ソフトは週間表示や月間表示で予定の詳細が表示されないため一覧性に欠けます。そこで他の予定表アプリケーションなども使ってみたのですが、結局、動作が軽快な標準アプリに戻してしまいました。

レジストリエディタを使ってClearTypeを有効にすると、文字がなめらかに表示され、それだけで画面が見違えます。フォントを入れ替えて使う方法もあって、SHフォントを入れてみたところ、とても見やすくてよい感じでした。ただ、半角文字の表示などが一部おかしくなるため、現在は標準フォントに戻しています。

またWindows Mobileはアプリケーションを終了せずに切り替えるだけなので、たくさんのソフトを起動すると、あっという間に動作メモリが圧迫されてしまいます。アプリケーションの終了やソフトリセット機能を持つMagicButtonというタスクマネージャを使っています。

● ボイスレコーダーと同期ソフト

半年ほど前から、ボイスレコーダーを常に持ち歩き、ちょっとしたアイディアやメモを録音しています。W-ZERO3にはWindows Mobileの標準の録音メモ機能もありますが、MP3形式で録音できるVITO SoundExplorerというアプリケーションを導入しました(シェアウェア 24.95ドル)。

サイドボタンをSoundExplorerの起動と録音開始ボタンに割り当てています。W-ZERO3をポケットから出し、サイドボタンを長押しして操作ロックを解除し、もう一度サイドボタンを押すとすぐに録音を開始できます。

また、MobSyncというソフトを使えば、任意のフォルダをW-ZERO3とPC間で同期できます。録音した音声ファイルや、撮影した画像ファイルなどを自動的に同期するよう設定しておけば、PCへの転送も楽ちんです。

● PSP用充電・通信ケーブルでモバイル通信

出張時など、モバイル環境でのネット接続にはAirH”を使っています。以前は32kbpsの契約でしたが、機種変更のときに128kbpsの接続に変更してみました。最近のブロードバンド接続にはまったく及びませんが、確かに通信速度はあがっているようです。

W-ZERO3はUSB端子からの充電には対応していませんが、PSP用のUSB充電ケーブルが使えると聞き、さっそくMIYAVIX リトラクタブルケーブル・デュアルという製品を購入しました(980円)。1本のUSBケーブルの先が2またになっていて、通信端子と充電端子に接続します。巻き取り式なのでモバイルには最適です。これで本体のバッテリーを気にすることなく、ネット接続ができるようになりました。

● フルキーボードで快適な携帯メール

ケータイのテンキーでパチパチと文字入力するのはとても苦手です。「いまつきました」、「えきのなかです」、「10ふん遅れます」などと入力するのが精一杯。ケータイのメールはほとんど使っていませんでした。

W-ZERO3はスライド式のフルキーボートを搭載しているので、少々の文章であれば、広い画面で快適に入力することができます。毎日の通勤時間を利用して、メールを気軽に入力できるのはいいですね。筆無精もこれで解消できるでしょうか。

● カメラの画質は残念な感じ

133万画素のカメラが内蔵されていますが、マクロ撮影ができないという致命的な欠点があります。起動が遅いとか、画像の保存に時間がかかるとか、デジカメと比べると残念な感じです。ただ、メールに添付したり、blogに掲載したりといった用途であれば十分かもしれません。無音の音声ファイルを強引に上書きしてシャッター音を消せることなどは、ケータイ電話とはひと味違うところです。