勉強会や講習会に参加するときには、会社の味気ない名刺ではなくオリジナルの名刺を使っています。以前は自宅のプリンタで印刷していたのですが、今回は「SPEED名刺館」という印刷屋さんに頼んでみました。Adobe Illustrator形式で入稿したデータを、最短3日で印刷してくれます。
仕上がりは上々ですが、文字がつぶれ気味のところもあって、次はもう少し細めのフォントを使おうと思います。今回はカラー両面(100枚)で4800円でした。3000円前後のお店もあるみたいなので、いろいろ試してみようかなあ。
関連記事
ELECTRIC DOC. - 産業医とは? 産業医の仕事とは?
ELECTRIC DOC. - 名刺を印刷してみた
前回の記事では、Microsoftの名刺管理ソフト「InterConnect」の機能をかいつまんで紹介しました。Outlookのデータと完全に同期が取れる点は、InterConnectの最大の長所でもあり、最大の短所にもなります。名刺データを送受信する機能も、他にInterConnectのユーザーがいなければ利用できません。
……そんなわけで、「他に誰もInterConnectなんか使ってねーよ!!」という環境で、このソフトを活用する方法をレビューしてみたいと思います。
InterConnectを使った名刺管理は次のような流れになります。
(1) 名刺交換
(2) 名刺データの取り込み
(3) 人脈データの入力
(4) 電子名刺(あいさつ状)の送信
以下、それぞれについて説明していきます。
勉強会や研究会でお話しした方とは積極的に名刺交換をしています。味気ない会社の名刺よりも、インパクトの高い名刺の方が話がはずみ、印象にも残るようです。人と話をするのが得意でない人は、名刺にたくさんネタを仕込んでおくといいと思います。ちなみに先日作成したこの名刺は、「かわいい!」、「産業医とは思えない」、「こんな名刺をパソコンで作れるんですか?」、「物欲担当って何ですか(笑)」と、かなり好評(?)でした。
名刺の裏などに話した内容や相手の印象のメモを残しておくと、後の整理が楽になります。特に、一度にたくさんの方と会うような場面では、単語を1つ2つメモしておくだけでもずいぶんと役立ちます。
頂いた名刺はすぐにデータ化しましょう。スキャナで名刺データを取り込める「名刺OCRソフト」を使うと簡単です。InterConnectに直接データをエクスポートできるOCRソフトも増えています。
僕は富士通のScanSnapという文書取り込み用のスキャナと付属の名刺OCRソフトを使っています。片面、両面を問わず、ボタンひとつで取り込みができる便利な機械です。OCRの認識率はかなり高いのですが、電子メールアドレスは誤認識されることも多いため、きちんと確認しておきます。
実は今までも、名刺をスキャンしてOutlookの住所録に登録するところまでの作業はしていたんですよね。ただ、取り込んだデータを使うことが無かったため、どこで出会った誰なのか、今ではさっぱり思い出せなくなりました。
今後はそんな事にならないように、名刺を取り込んだらすぐに人脈データを入力するようにしています。InterConnectでは、イベント、メモ、関係、などの「交際履歴」を記録できます。
イベントというのは、どんな場面で出会ったのかという情報です。日時、場所、参加者などを記録しておきます。 参加者全員にメールを送信することもできます。
メモには、どんな話をしたのか、誰の紹介で会ったのか、どんな仕事をしているのかなど、思いつくことを何でも記録しておきます。
関係というのは、上司と部下、同僚、友人、などといった人と人のつながりを記録するものです。
名刺データを取り込むだけでなく、このようなデータをきちんと入力しておくと「○○さんとは、XX月にXXXでお会いしてこんな話をしているな。その後XXでもお会いしたな。○○さんは△△さんの上司なのか……」というような情報が得られるようになります。またInterConnectでは、その人に関するメールのやりとりを一覧表示することができます。もちろんOutlook 2003を使っている場合に限られるのですが、人物像を思い出すときに役立ちます。
InterConnectの「名刺送信機能」は、InterConnectを持っているユーザー同士でないと役に立たないと誤解されがちです。ここでは「あいさつ状」の代わりに電子名刺を送信する方法を紹介します。
InterConnectで送信した電子名刺は上のような「画像入りのHTMLメール + 添付ファイル + 電子証明書」になります。つまり、相手がHTMLメールを表示できれば、InterConnectを持っていなくても名刺の画像を見られるのです。ちょっとした絵はがき感覚で「季節の名刺」を送ることもできます。
電子名刺を送信するとき、気をつけるポイントが2つあります。
・InterConnect形式ではなく、vCard形式でデータを添付すること
・本文中にもテキストで氏名や連絡先などを書いておくこと
vCardというのは氏名や連絡先が記録されているファイルのことです。多くのメールソフトやアドレス帳ソフトがvCardに対応しており、受け取ったvCardの情報を簡単にアドレス帳に追加することができます。vCardを利用できない場合に備え、本文中にもテキストで連絡先を書いておくとばっちりです。
送信するメールの文末には、InterConnectの説明文が追加されます。InterConnect Liteという無料のソフトをダウンロードすれば、受信した名刺ファイルを表示・登録したり、自分の名刺ファイルを作成して返信したりできます。
KOKUYOの「名刺管理の達人」というサイトによると、出会った記憶が消えてしまわないうちに、電話やメールであいさつしておくことは、人脈作りの大切なポイントなんだそうです。さらに人脈を強化するための方法として「1日に2分、サーチエンジンを使ってその人のために情報を検索し、提供する」方法や、「相手の会社のサイトやメールマガジンなどを使って、最新情報や関連情報を手に入れておく」方法などが紹介されています。
最近、積極的に外部の勉強会に参加し、産業保健や人材育成に携わる方と出会う機会が多くなりました。しかし、これまで名刺なんか持ったことも使ったこともなかったので、交換した名刺はずっと引き出しにしまったまま……いつ、誰に会ったのか、だんだんと記憶も薄れていってしまいます。
そこで、名刺をきちんと整理して人脈作りに活用するために、名刺管理ソフトの導入を決意したのです!! ……と書くとカッコいいのですが、実際は、たまたまInterConnectが手に入ることになったので、せっかくなら使いこなしてやろうと調べていくうちに、名刺管理の重要性に気付いた、というのが真相です(笑)。
ここで紹介した名刺管理の方法は、InterConnectを使わなくてもできることばかりです。何かひとつでも参考になれば幸いです。皆さんの名刺管理の方法についてもぜひ聞かせて下さい。
先日、Microsoftのユーザビリティテストに参加した謝礼として、名刺管理ソフト「InterConnect」を頂きました。WordやExcelといったOffice製品はいずれも米国で開発されたソフトばかりですが、このInterConnectは、独特の名刺文化を持つ日本で開発された「名刺管理ソフト」なんだそうです。
氏名や住所などの「名刺データ」をただ入力し、住所録を作るだけが名刺管理ではありません。いつ、どんな場面で、誰と出会い、どんな話をしたのかという「人脈データ」をきちんと記録することこそが、名刺管理の重要なポイントになります。
また、たった一度の名刺交換で人脈を作ることはできません。人脈を育てるためには、相手の必要とする情報を提供し、継続してコミュニケーションを取り、つきあいを続けていくことが必要です……このサイトの受け売りですけど(笑)。
InterConnectの最大の特徴は、Microsoft Officeファミリーの一員としてMicrosoft Outlook 2003と完全にデータが同期していることです。すなわち、アドレス帳、メール送受信履歴などの情報を一元管理できるのです。Outlookのメール機能を使って、InterConnectを使っているユーザー同士で名刺データをやりとりすることもできます。
もちろん、これをそっくり裏返せば「Outlookを使っていない人に用はない」、「いろんな機能を活用しようとしても、InterConnectを持ってる人が他にいない」という最大の欠点にもなります(笑)。しかし、自分の電子名刺を作成し、画像と住所データを添付したメールとして送信する機能を持っているので、あいさつ状がわりに電子名刺を送信するができます。
InterConnectの用途についてまとめました。イベントというのは「どういう場面で出会ったか」という日時、場所、参加者、備考などの情報のことです。
最後に、InterConnectの長所と短所をまとめてみました。Outlook 2003のデータと完全に同期しているというのが最大の長所でもあり、最大の短所にもなっています。また、名刺をスキャンしてデータを取り込むという名刺OCR機能を持っていないので、InterConnectの対応をうたっている他社の製品を使うことになります。
なんだか長くなったので、実際にInterConnectを使った名刺管理の実際、特に「InterConnectなんか他に誰も持ってねーよ!!」という状況での活用法については、次回の記事でアップしようと思います。
調子に乗って、このまえデザインした名刺を実際に印刷しちゃいました。なかなかのできばえに満足しています。それにしても、家庭でこのクオリティの名刺を印刷できるとは、まったく素晴らしい時代になったものです。
印刷には、市販の名刺印刷シート「サンワサプライ JP-MC8K」を使いました。A4用紙に8枚の名刺を印刷できます。とても細かいミシン目が入っているので、2～3回折り曲げるだけで簡単に切り離すことができます。写真の右上にあるのがその切れ端です。
表面が光沢紙、裏面が普通紙になった厚手の用紙で両面に印刷できます。しかし、厚手の用紙のためか、両面印刷に対応したプリンタで両面印刷すると紙詰まりしてしまいました。表面と裏面は2回に分けて印刷したほうがいいみたいです。
名刺の作成と印刷にはMicrosoft Publisherという簡易DTPソフトを使いました。カード印刷モードを使えば、名刺用紙のレイアウトにあわせて1ページに8面まとめて印刷できます。裁ち落とし印刷なども指定できるため、名刺のフチまで色を乗せることができます。
僕が使っているプリンタはhpのPhotosmart 2450という複合機なのですが、前面給紙・前面排紙タイプで、厚手の紙への印刷に対応していないためか、カードの間隔が少しずつずれたり、斜めになったりすることもあります(普通紙に印刷したらずれない)。カードの間隔など印刷設定の調整が必要です。
この名刺、今後参加する予定の異業種交流会や、会社を離れての勉強会などで使ってみようと思っているのですが……少しやりすぎたかしら(笑)。
え～と、個人用の名刺を作ってみました。
■産業医とは
・社員ひとりひとりと対面し、
・個人・組織の健康を考え、
・安全で快適な職場づくりをし、
・リスク管理とパフォーマンスに貢献する、
・医療・安全・労務の専門家です。
(法令により選任され、会社への勧告権を有します。)
■こんな仕事をしてます
・全社員ひとりひとりと面談
・健康相談、メンタル相談
・社員研修やマネジャー教育
・病気になった社員への対応
・職場の巡視と安全点検
・さまざまな健康診断への対応
・リスク管理などの社内制度作り
・社内メールマガジンの発行
簡単に言うとこんな感じでしょうか。詳しく知りたい人は参考記事をどうぞ。
■ 参考
□ 産業医の仕事 (1) 産業医活動のキーワード
□ 産業医の仕事 (2) 従業員と産業医の関わり
□ 産業医の仕事 (3) 管理職 (上司) と産業医の関わり
□ 産業医の仕事 (4) 経営者 (事業者) と産業医の関わり