ELECTRIC DOC.

仕事術GTD（Getting Things Done）の教えの中に「ファイリングにはラベルライターを使うこと」というアドバイスがあります。手書きの文字でラベリングするよりも、ずっと美しくて、気持ちよく整理できるんです（例1、例2）。

ファイリングの一番の敵は「面倒くさくなって先送りしてしまうこと」。パソコンと接続できるラベルライターを使うと、ファイリングのハードルを下げることができます。

思い切って、PCやMacと繋げられるテプラ SR3700Pを買ってみました。付属のCD-ROMからラベル印刷ソフトとドライバーをインストールしたら、すぐに使えるようになります。

Mac用のラベル印刷ソフトは機能が少ないのですが、上のようなラベルならあっという間に作れます。プリンタ解像度も270×192dpiと高いので、文字もなめらか。ますますファイリングが楽しくなりました！

そうそう、2月には、ブラザーからもPC/Macに対応したラベルライター・ピータッチ2430PCが発売されるそうです。

週末にGTD勉強会に参加し、ある方の仕事道具やタスク管理、情報管理の実例を見せていただきました。人の仕事道具を生で見られるというのは、とても刺激的な体験です。「あ、これいいな！」と思ったことを、さっそくマネしてみることにしました。

(1) 角形2号封筒を使ったファイリング

これまで、「個別フォルダ」を使い、インデックスには「か 確定申告07年」というラベルを貼って50音順に並べて管理していました。ところが、(1) 個別フォルダのリサイクルをするとき、ラベルを剥がすのが面倒くさい、(2) 剥がし跡のついた個別フォルダはみすぼらしい、(3) ラベルの文字数がインデックスの幅に制限される、という3つの欠点があったため、「ファイルしたいときに気軽にファイルするかどうか、少し迷う」という大きな問題点がありました。

■左：個別フォルダを使った整理法、右：角形封筒を使った整理法

そこで、先日の勉強会で紹介されていた「A4角形封筒を使う方法」を試してみました。近所の文房具屋で100枚入りの封筒をゲットしてきました。A4の書類を横向きで整理するために、封筒の口の部分を2cm分ほど切り落とします。

インデックスには「確定申告（07年）080410」のように、6桁のタイムスタンプを入れます。「気軽にファイリングして、いらなくなったらどんどん捨てる」ために、ファイルは「使った資料を手前にして並び替える」という、押し出し式の時系列管理をすることにしました。

A4サイズ未満の書類（伝票やレシートや切符など）は、クリアファイルに入れてから封筒にいれると、取り出しやすく、紛失を防ぐことができます。

角形封筒（100枚で500〜1000円）は、個別フォルダ（100枚で2500〜3000円）と比べると手に入りやすく、低コストです。いらなくなった書類を封筒ごと処分することもできます。書類のはみ出しもないため、見た目もスッキリしました。「すばやく」「キレイに」「手間をかけず」「気持ちよく」というのがファイリングを長続きさせるコツですね。

(2) 43 Folders

43 Foldersとは、「1月〜12月」と「1日〜31日」というラベルを貼った43枚の個別フォルダを用いて、日付に関係する書類やタスクを管理する方法です。例えば、15日に振り込む予定の伝票があれば「15日」のフォルダに放り込んでおきます。20日に作業したい書類があれば「20日」のフォルダに入れ、来月に取りかかりたい仕事のメモであれば「9月」のフォルダに入れておきます。

すると、その日に処理する書類が、その日付のフォルダに必ず入っているという状態になっています。毎朝、一番手前のフォルダの中身をチェックするだけで、ほとんどの仕事の「締め切り」を確実に管理できます。

■打ち出したラベルをあらかじめ切り分けておくと作業がはかどる

「1　2　3　4　……」という長いラベルを出力して、それぞれ切り分けておき、最後にまとめて貼りつけると簡単です。自宅用と会社用の2セットを作る作業も、この方法だと40分ほどで終わりました。ボックス1箱におさまる43枚のフォルダが、これからどんなふうに活躍してくれるのか、とても楽しみです。

マインドマップを楽しく書こうと思ったら、色ペンをたくさん持っている必要があります。持ち運びやすく、ペンを取り出しやすく、モバイルワークにぴったりなのが「ペン立てになるペンケース Campus Petit CRITZ2」です（780円）。

ファスナーを開けて写真のように立てると、ペン立てとしてしっかり自立します。10本前後のペンを収納するのにちょうどいいサイズ。もう少し容量の大きい「Campus Petit CRITZ2 big」もあります。

同様の商品がKOKUYOからも出ているそうです（KOKUYO NEO CRITZ）。どちらの商品名にも「CRITZ」という単語が使われています。造語だと思うんですが、どういう意味なんでしょうね。

それで、これが、カラーペンを使って書いてみたマインドマップ。「生産性新聞」に連載している記事の構成を考えているときに作成したものです。なるべく元祖（トニー・ブザン流）に忠実なスタイルを心がけて書いてみました。もう少し文字の大小とか色とかを使った方がいいのかなあ。

昨日「GTD勉強会」という集まりに参加してきました。GTDというのは「Getting Things Done」という、忙しい毎日に押し流されながらも、仕事を効率よく前に進めるためのタスク管理術＆情報管理術です。

GTDの特徴は「ツールは何を使ってもいいし、やり方も人それぞれ」なことです。現在、僕はOmniFocusというMacのソフトを使っています。しかし「職場など、Macが無いところではタスクを管理できない」、「タスクの重要度など、手書きや紙のような強弱が付けられない」という、ソフトウェアならではの不便を感じています。

昨日の勉強会では、ロディアのメモ帳を用いた「GTD+R」を実践している人が2人いらっしゃっいました。そこで、GTD+Rについて、その人なりの使いこなし方をいろいろとうかがい、さっそく僕もロディアのメモ帳（No.11）を買い込んで来たというわけです。

ちょうど今、OmniFocusからタスクをすべて転記したところです。今日のタスクの量がカードの厚みとして実感できること、カードに自由に書き込めること、カードを丸めて捨てられること、PCが無くてもタスクの見直し（レビュー）ができることなどが、紙を使ったGTDのいいところですね。しばらく、このポケットとロディアのメモ帳を使ってみようと思います。

（ミニ情報：GTD+Rのポケットを組み立てるときは、芯を出していないシャーペンを定規に当てて線をなぞっておき、山折り・谷折りの両方に折りグセを付けておくとカンタン！）

ときどき、デスクトップに信じられないほどたくさんのファイルが散乱している人を見かけます。ファイル整理にはいろいろなやり方がありますが、私はGTDの書類管理の仕組みや「Five Steps to a Kinkless Desktop」を参考に、次のようにして整理しています。

　
(1) 4つのフォルダを作る

My Documentsフォルダの中に、「@Inbox」「@Outbox」「@作業中」「@保管庫」という4つのフォルダを作ります。「@」マークを付けるのは、名前順で並び替えたときに見つけやすくするためです。この4つのフォルダのショートカットをデスクトップに配置します。

それぞれに好みのアイコンを設定するとかっこいい(Mac OS Xの例)

　
(2) @Inboxフォルダと@Outboxフォルダの使い方

@Inboxフォルダ(書類受け)には、新しく作成したファイルや、ダウンロードしたファイルをとりあえず保存します。各アプリケーションのデフォルトの保存場所やダウンロード場所として設定しておくと便利です。@Inboxフォルダの中身は定期的に見直し、捨てるものは捨て、取っておく必要があるものは後述する@作業中フォルダに移動します。

@Outboxフォルダ(送信箱)には、メールに添付するために一時的に別名で保存したファイルや、圧縮したファイル、PDF化した書類、ブログにアップロードするために縮小した画像などを保存します。これらのファイルは用が済んだら削除します。

　
(3) @作業中フォルダと@保管庫フォルダの使い方

@作業中フォルダには、現在進行中の仕事に関するファイルを保存します。プロジェクト(仕事)ごとにフォルダを作成し、その中にファイルを入れます。フォルダの名前には「メ メタボリックシンドロームの資料」、「し 新任マネジャー研修の資料(2007年)」のようにカナ文字で頭文字を付けておくと、名前順で並べたときに探しやすくなります。作業が完了したプロジェクトのフォルダは@保管庫へ移動します。

階層構造にはこだわらず、プロジェクトごとにフォルダを作る

　
(4) ファイルはデスクトップ検索で探す

Mac OS XやWindows Vistaには優れた検索システムが搭載されています。検索キーワードを入力すると、その語句を含むファイルが瞬時に表示されます。Windows XpやWindows 2000のユーザーにはGoogleデスクトップ検索の使用をおすすめします。「企画書.txt」「メモ.txt」というファイル名ではなく、「A社企画書（2007年１月）.txt」「ファイル管理についてのブログ記事のメモ.txt」というふうに、一目で分かるようにしておくと便利です。

　
(5) スマート検索フォルダを賢く利用する

Mac OS XやWindows Vistaには、設定した条件に合うファイルを自動的に表示する、スマート検索フォルダという機能があります。例えば「1日以内に開いたファイル」という条件を設定しておくと、作業中のファイルに素早くアクセスできます。また、作業中のプロジェクトに関するキーワードを登録しておくと、関連ファイルを見つけるのがとても楽になります。

　
(おまけ) デスクトップ上のファイルを一気に片付ける

デスクトップに散らかったファイルを一気に片付けるには、「6月末にすべて消す」というフォルダを作り、その中にすべて移動してしまいましょう。残しておく必要のあるファイルは6月末までに整理し、その他のファイルはCD-Rなどにバックアップした後で消してしまいましょう。