ELECTRIC DOC.

私たちは毎日たくさんの電子メールを処理しています。しかし、時には「何を伝えたいのか、何をして欲しいのか」がわかりにくいために、重要な連絡事項がうまく伝わらないことがあります。電子メールで延々と議論をしたり、的外れな質問と回答がすれ違ったりして、人間関係の摩擦を生むこともあります。

1. 私たちは、自分にとって都合の悪い内容がメールに書かれていると、送信者の気持ちをネガティブな方に深読みしがちです。送信者にそのつもりが無くても、受信者が落ち込んだり、怒ったりすることがあるのです。電子メールを書くとき、読むとき、「他人の気持ちの読み過ぎ」には気をつける必要があります。

2. 言いにくい内容こそ、相手の反応を見ながら口頭で伝えるようにします。メールよりも電話で、電話よりも直接会って話しましょう。相手の反応を見ながらコミュニケーションできるので誤解が少なく、問題解決に向けた議論をその場で行うこともできます。「DESC法」を用いて問題を整理し、アサーティブな対応を心がけましょう。

3. 決定事項を伝達するとき、伝えたいこと・相手にお願いしたいことを明解に書きます。遠回しな表現、曖昧な表現は避けて、要件を簡潔にまとめましょう。前置きの後に結論を書くのではなく、先に結論を書いてから前置きを書きます。タイトルは具体的でわかりやすいものにします。相手にお願いするアクションがある場合には、締め切りも含めて、きちんと明記します。

4. 相手の状況や仕事を思いやった一言を添えます。あまりに事務的なメールは、かえって相手を不安にさせることがあります。例えば、部下からの報告書を受け取ったときに「受け取りました」とだけ返信するより、「ご苦労さま。受け取りました。今週は出張が続くので移動中に目を通します。コメントは来週の火曜日まで待ってください」と返したほうが部下は安心します。

5. 相手がそれを何度も読み直したり、聞き返したり、不安になったり腹を立てたりするコストを考えてみましょう。電子メールを使えば、どんな遠くへも瞬時に情報を送信できます。情報発信のコストが低いせいで、ついつい気軽に、パッと書いてパッと送信しがちです。けれども、送信者がちょっぴり惜しんだ、その何倍もの時間が無駄になっているかもしれません。

要件や相手にあわせてやり方を上手に選ぶことが、コミュニケーションの「時間的なコスト」「精神的なコスト」を下げ、職場の良好な人間関係や、心身の健康を維持することにつながります。

職場のメンタルヘルス不調にはさまざまな背景があります。社員の皆さんと話しをしていると、次のような悩みをよくうかがいます。

• 仕事が忙しく、いつも追われている感じがする。緊急に対応を求められることも多い。自分のペースで仕事ができない。
• 仕事で困ったときに、自力で解決しないといけないと思いこみ、なかなか相談できない。
• この仕事はこう進めるべきだと考えるあまり、そうでない状況や相手とうまく折り合えない。
• こんなことを言うと相手の気分を害するに違いないと思いこみ、うまくコミュニケーションできない。

1. ビジネススキルを学ぶことがセルフケアにつながる

こうしたストレスにうまく対処するには、仕事の段取りや見通しのつけ方、話しの聴き方、話し方、予定の立て方など、一般的なビジネススキルや問題解決スキルを学ぶこと効果的だといわれています。

2. 管理監督者は部下のセルフケアを支援する

管理監督者には、こうした部下のセルフケアを支援する役割が期待されています。厳しい指摘や批判だけではなく、「積極的傾聴」の態度で話を聴き、支援的な態度で部下の成長を引き出す、コーチング的なアプローチが有効です。

3. 全員参加型の職場改善活動を推進する

また管理監督者には、職場環境の改善活動を推進することも求められます。最近では、従業員でグループワークを行う全員参加型の職場改善活動の方法が開発され、業務の効率アップや職場ストレスの改善に成果を上げています。職場と産業保健スタッフが協力して取り組んでいる企業もあります。

4. 帰属意識の高い、活力のある組織 ＝ 健康に働ける組織

ひとりひとりの問題解決能力を高め、職場の改善活動に全員で取り組むことが、「元気な職場づくり」「働きがいのある職場づくり」につながります。それが、ひいてはメンタルヘルス不調の予防にも結びつくのです。

１月は人前で話をする機会が多く、先々週・先週・今週と、合計３回の講演を行いました。ダイジェストでご紹介します。

↑これは１月10日に社会経済生産性本部の研究会で企業の人事担当者の方々に発表したものです。産業医としての私の経験からメンタルヘルス不調の職場復帰事例にまつわる問題と、その対応についてお話ししてきました。

↑こちらは１月19日に、産業能率大学のヘルスケア研究会で「コミュニケーションと人間関係　〜問題を解決する２つの図解ツール〜」と題して発表したものです。２月に社内で行うメンタルヘルス研修でもこのテーマで話をする予定です。

↑こちらは１月22日に株式会社ウェブキャリアで行われたRuby on Railsセミナーの資料です。hakatterの開発に関するアマチュアプログラマの苦労話を赤裸々にお話ししました。60〜70名の方に参加していただき、とても盛況でした。

こうした講演はすべて「Beyond Bullet Points」という参考書の方法で準備しています。印象的でわかりやすいプレゼンを誰でも行える、とてもシンプルで効果的な方法が紹介されています。残念ながら日本語の記事があまりないので、少し解説してみようかしらと思っています。

追記：ご感想をいただきました。ありがとうございます。
[Rails] Award on Rails 2007受賞者が語る
Award on Rails 2007 受賞者によるRuby on Railセミナーに参加しました

職場のメンタルヘルス対策に関する連載の最終回です。今回はメンタルヘルス不調を予防する取り組みについてご説明します。

■職場のストレス要因と、改善の足がかり

メンタルヘルス不調を予防するには職場のストレス対策が必要です。まず、職場のストレス要因について調べてみましょう。

厚生労働省の調査では、職場のストレスの内容として「職場の人間関係」「仕事の量」「仕事の質」「会社の将来性」「仕事への適正」「雇用の安定性」などが挙げられています。

●仕事の要求度―コントロール―サポートモデル

次に、ストレス要因を科学的な側面から分析してみましょう。「要求度―コントロール―サポートモデル」という理論では、職場のストレスを「要求度」と「コントロール」、「上司のサポート」と「同僚のサポート」という4つの軸で表します。

「要求度」とは仕事の量やペース、難易度、責任の大きさなどです。「コントロール」とは、仕事のやり方を自分のペースで決められる裁量権や、自分の知識や技術を生かせるかどうかを表します。このモデルでは仕事の負担を下げるか、裁量度を高めるか、上司や同僚からの支援を増やせば職場ストレスが改善することになります。

●努力―報酬不均衡モデル

次の図は、職場のストレスを「仕事の要求度」と「報酬」のバランスで表すもので「努力―報酬不均衡モデル」といいます。

「仕事の要求度」とは、難易度の高さや、責任や負担の大きさなどを表します。「報酬」とは金銭的なものだけではなく、周囲からの評価や仕事のやりがいといった「心理的な報酬」や、雇用の安定性や昇進など「キャリアの報酬」などもあります。

仕事量は多いのに雇用が不安定な状況、常に高レベルの業績を求められるのに昇給の見通しが与えられない状況、一生懸命やっているのに正当に評価されない状況など、努力と報酬のバランスが悪いときにストレスが多くなります。しかし、金銭的な報酬を増やすことは容易ではありません。そこで、いかに心理的な報酬を高めるかがポイントになります。

■職場改善のアプローチ

こうしたストレス調査やストレス理論から、次のような職場改善のポイントが見えてきます。

職場改善の具体例として「職場環境等改善のためのヒント集」が役に立ちます。これは全国から集めた改善事例を「作業計画への参加と情報の共有、勤務時間と作業編成、円滑な作業手順、作業場環境、職場内の相互支援、安心できる職場のしくみ」の6つに分類したものです。

■改善のキーワードは「コミュニケーション」

最近の職場では、コミュニケーションの機会が減ってきています。そんな中、コミュニケーションを苦手に感じる社員も増えているようです。

人間関係のストレスも、元をたどればコミュニケーションの問題です。また、上司や同僚からのサポートや、心理的な報酬を受け取るときにもコミュニケーションが必要です。職場のコミュニケーション不足は、実にいろいろな問題を起こしているのです。

■「職場のコミュニケーション」を改善するための対策

社内のマネジャー研修で「職場のコミュニケーションの改善」をテーマにグループディスカッションを実施しました。たくさんの事例発表がありましたので、いくつかご紹介します。

• 発言しやすいよう、部内のミーティングを少人数に分割して行なう
• プレゼンや発表など他者のフィードバックや評価を得られる機会を与える
• ひとつ上の上司と直接コミュニケーションできるようにする
• 会話のきっかけを増やすために、毎日5分間の昼礼でひとりずつ話をする
• マネジャーが率先して大きな声で挨拶をする
• ひとりで担当している仕事の状況も全員でシェアしておく
• 定期的に席替えを行う
• 会話のきっかけを増やすため、ニコニコカレンダーを試験的に導入した
• プロジェクトの合宿を行う
• お互いの状況がわかるように、掲示板に仕事の困りごとを毎日記入させる
• 定期的にみんなで一緒にランチを取る

■最後に

職場のメンタルヘルス不調は、個人のパフォーマンスだけではなく、組織のパフォーマンスにも大きな影響を与えます。今回の連載では「職場のメンタルヘルス対策」をテーマに、メンタルヘルス不調への対処法、自分自身や部下の体調の変化に早期に対応する方法、ストレスの少ない快適職場を作る方法をご紹介しました。

参考

事業場におけるメンタルヘルスサポートページ
『職場におけるメンタルヘルスのスペシャリストBOOK』(川上憲人・堤明純 監修、培風館)

先日、社外の研修会で「コミュニケーションと人間関係を改善する2つの図解ツール」と題したセミナーを開きました。「ストレスに強い考え方」「職場のメンタルヘルス対策」に続く、ストレス・マネジメント研修の最終回です。

職場の最大のストレス要因は人間関係の問題だと言われています。しかし、人間関係の問題とは、いったい何でしょうか。どのような場面で「人間関係のストレス」を感じているのか、社員に話を聴いてみました。

・○○さんとうまく話ができないとき
・言ったことを理解してもらえないとき
・相手と話がかみ合わないとき
・ついつい言い争いになってしまうとき
・相手に遠慮して言いたいことをいえないとき

どうやら、人間関係のストレスの背景には、コミュニケーションの問題があるようです。コミュニケーションの問題を改善できれば、人間関係のストレスを軽減できるかもしれません。

今回のセミナーでは、コミュニケーションを「見える化」する2つのツール(エゴグラム、やりとり分析)を用いて、良好なコミュニケーションとそうでないコミュニケーションの違いや、コミュニケーションを改善する方法などについて話をしました。

コミュニケーションも人間関係もなかなか難しい問題ですが、自己理解を深めることによって、解決の糸口が見えてくればと思います。おつきあいいただいた皆さま、どうもありがとうございました。

参加者の感想(抜粋)

★いつも批判的な態度をとる上司がいます。言っていることは正しく、内容にも納得できるのですが、ずっと聞いていると精神的につらくなってきます。今回の話を聞いて、そのストレスが生まれる構造がよくわかりました。対応についても基本的なところが理解できたような気がします。

★自分の考え方を見える化したことで、改めて自分の考え方やコミュニケーションのクセがよくわかりました。今後はそれを認識した上で、よりよいコミュニケーションの取り方に努めたいと思います。特に、相手の気持ちをくみとりながら発言できるようになりたいと思いました。

★自分の期待した反応が返ってこないとき、いつも相手に対してイライラした気持ちを抱いていました。セミナーでのわかりやすい説明と図を見て、その人間関係の構図がよくわかりました。もう少し自分の気持ちに素直になりながら、相手に対しても寛容な態度を身につけたいと思います。

★どうもウマがあわない上司がいます。あまり関わりたくないのですが、仕事なので仕方ありません。今回のセミナーを聞いて、その人間関係の構図がわかり、どうすればストレスをためずに接することができるのか、いろいろな対処法を思いつくようになりました。