土曜日の朝、翌週のメンタルヘルス研修の準備をするために、pomeraとiPhoneをもって近くのコーヒーショップに向かいました。コーヒーショップの机は広くありませんがpomeraとiPhoneには十分です。

プレゼンテーションの画像をパラパラとめくりながら、アイディアをpomeraにメモしていきます。いろいろ考えた結果、最後のパートを見直すことにしました。ストーリーを3×3×3形式で書きあげます。スライドを作る前にじっくりとストーリーを練り上げるBeyondS Bullet Pointsメソッドは、pomeraとも相性がいいようです。

1時間ほど作業していたところ、電池切れの警告が表示されました。エネループ充電池でおよそ5日間使えたことになります。こんなに電池の持つガジェットは電子辞書以来です。予備の電池があるとより安心ですね。

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ある事業所でストレスマネジメントの講演をすることになりました。今回もBeyond Bullet Pointsメソッドを用いてプレゼンの準備をしたわけですが、時間がどの程度かかったのか、作業工程を振り返ってみることにしました。

1. 打ち合わせ（1時間）講演の目的など、先方の要望をうかがい、講演の内容を決定します。
2. 材料集め（3時間）参考資料を集め、盛り込む材料をマインドマップに整理します。
3. ストーリー作り（2時間）マインドマップを参考に、ストーリーの骨格を3×3×3形式で組み立てます。
4. セリフ録音（3時間）ストーリーを見ながら、実際に講演をしているつもりでボイスレコーダーに吹き込みます。
5. 書き起こし（4時間）録音を書き起こすことで、話し言葉に近い自然なセリフが書けます。
6. 推敲（2時間）書き起こしたセリフを印刷して推敲。1晩寝かせて2〜3回繰り返します。
7. 絵コンテ（2時間）ストーリーとセリフを見ながら、スライドの絵コンテを紙に描きます。
8. 素材集め（2時間）絵コンテを見ながら、写真やイラスト、図、グラフなどの素材を集めます。
9. スライド作成（3時間）PowerPointを立ち上げて、絵コンテに沿ってスライドを作ります。
10. セリフ修正（2時間）完成したスライドを再生しながら、再度セリフを修正します。
11. 配付資料作成（2時間）講演を要約したHand-outや実習プリント、アンケート用紙などを作ります。
12. リハーサル（2時間）リハーサルで時間配分や流れを確認し、セリフやスライドを修正します。
13. 資料送付（30分）スライドや配付資料のファイルを先方に送ります。

※講演の時間：50分〜55分
※ダイアログ：約14000文字
※スライド：39枚
※作業時間合計：28.5時間

自宅でダラダラやったせいか、かなり時間がかかっています。セリフをすべて書き起こすかわりに、箇条書きやマインドマップ形式でまとめたりすると、時間が短縮できるかもしれません。

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2008年5月27日から開催されていた人事・労務担当者向けセミナー「メンタルヘルスケア・ジャパン2008」で、メンタルヘルス不調の職場復帰をテーマに1時間しゃべってきました。

タイトルは「メンタルヘルス不調の職場復帰の諸問題とその対策　〜仕組みと人の両面から〜」です。うつ病の職場復帰について、各社のケースを紹介しながら、なぜうまく行かないのか、どうすればうまく行くようになるのか、「仕組み」と「人」の切り口から解説しました。

もちろん、発表の内容はBeyond Bullet Pointsメソッドで入念に組み立てたものです。先日紹介したテクニックを使って、KeynoteのスライドをPowerPointのファイルに変換して披露しました。プレゼン用のリモコンやペットボトルのボトルキャップも相変わらず大活躍です。

僕にとっては今回が初めての「有料セミナー」での発表。かなり緊張していたためか、終わったとたんにどっと疲れが……（笑）。今日はもう寝ようと思います。おやすみなさい。

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Beyond Bullet Pointsメソッドの解説記事、第3回目です。前回まで「ストーリー、台本、絵コンテ」の作成について説明しました。今回はいよいよスライドの作成を行います。

● レイアウトはシンプルに、写真を多めに

スライドはシンプルな背景が一番です。単色か、薄いグラデーションにしましょう。装飾や色を使いすぎないよう注意し、ロゴマークなどを全てのページに入れるのも避けたほうがよいでしょう。

スライドの基本レイアウトは「タイトル」と「画像」です。タイトルには台本の見出しを使います。話す内容が要約されているので、聞き手の理解を助けるだけでなく、発表者が話題を見失わないようヒントを与えてくれます。画像は思い切って大きく使いましょう。画面いっぱいに広げても印象的です。

画像を探すにはオンラインの画像サービスが便利です。Microsoft Officeのユーザーであればオンラインクリップアートが利用できます。いろいろなキーワードで画像を検索してみましょう。

目次スライドを挿入したり、見出しスライドのレイアウトを統一しておくと、プレゼンテーションの進行状況がわかりやすくなります。

● アニメーション効果は最小に

スライド切り替え時のアニメーション効果は、なるべく使わないようにしましょう。複雑な図などは、説明にあわせて少しずつ表示するとわかりやすくなりますが、凝ったアニメーション効果は使わず、単純に「パッ、パッ」と表示させたほうが効果的です。

● 発表の時の工夫・配布資料

発表するときにはスライドを操作するリモコンを用意しましょう（ワイヤレスマウスでも代用できます）。演台の後ろでPCに張り付くのはやめ、聞き手の前に姿を現し、聞き手の方を見ながら話をしましょう。

発表者の顔がはっきりと見えるように、部屋を暗くしすぎないようにしましょう。BBPメソッドで準備したスライドは、明るい室内でもよく見えます。

基本的に、BBPメソッドでは配布資料を使いません。どうしても配布資料が必要なときは、PowerPointで「ノート」を選んで印刷するか、内容をまとめた資料を別に用意し、発表が終わった後で配ります（配布資料のサンプル）。時には、スライドに載せられない細かいデータなど配布することもあります。

● どう？できそう？

Beyond Bullet Pointsメソッドは、小手先のテクニックではありません。自分が伝えたいことを、聞き手にしっかりと伝えるための「準備のやり方」なのです。詳しく知りたい方はCliff Atkinsonの著書「beyond bullet points」をぜひお読みください。

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Beyond Bullet Pointsプレゼンメソッドの解説記事、第2回目です。前回の記事ではプレゼンの骨格となる「ストーリー」の組み立て方について説明しました。プレゼンの内容をストーリーとして整理することで、聞き手の心を動かすプレゼンができるのです。

今回は「台本」と「絵コンテ」の作り方について説明します。

●しゃべる内容を台本にする

たくさんの情報をスライドに詰め込んでしまうと、画面を読み上げるだけのプレゼンになりがちです。プレゼンの内容（ストーリー）は発表者の言葉で語るものです。BBPメソッドでは、しゃべる内容をスライドに書き込むのではなく、あらかじめ台本として準備します。

●何を見せながら何をしゃべるか

台本を作るには、WordのアウトラインモードやPowerPointのノート画面などを使います。ストーリーの内容を見出しにして、何を見せながら何をしゃべるのかを考えながら、台本を書いていきます。

プレゼンの目的を考えながら、情報を詰め込みすぎないように気をつけましょう。しゃべる内容に合わせて、必要があればスライドのタイトルも変更します。

●自分の言葉で生き生きと語ろう

台本を作るポイントは、書き言葉ではなく自分自身の話し言葉で書くことです。難しい言い回しはなるべく避け、聞き手が理解できるような言葉を選びます。

（書き言葉の例）「本日のプレゼンの内容」
コミュニケーションや人間関係の問題は目に見えません。こうした問題を可視化する2つの図解ツールをご紹介いたします。これらは問題点や課題を図式化することで我々の理解を助けてくれます。これらのツールは、利用者が自己理解を深めることにより人間関係等の問題解決を補助するものです。

（話し言葉の例）「問題を見える化するツールを2つ紹介します」
コミュニケーションや人間関係の問題、これは目に見えないものです。こうした目に見えない問題を「見える化」するツールを、今日は2つご紹介します。こうしたツールを使って、問題点をわかりやすく図に整理したり、自分自身への理解を深めていけば、問題を解決する大きな助けになります。

（話し言葉の例）「問題を見える化するツールを2つ紹介します」
コミュニケーション……人間関係……難しいですね。何が難しいっていうと……「目に見えない」ことが、いちばんやっかいです。目に見えない問題を解決するには、どうしたらいいか？……そう……「見える化」してやればいいんです。今日は、そのための便利なツールを2つ、ご紹介します。こうしたツールを使って、問題点をわかりやすく図に整理したり、自分自身への理解を深めていけば……問題を解決する、大きな助けになります。

台本ができたら声に出して読んでみましょう。ストーリーはわかりやすく伝わってきますか？ ストーリーはあなた自身の言葉で語られていますか？

台本の見出しはスライドのタイトルにも使います。スライドのタイトルは、聞き手の理解を助けるだけでなく、発表者が台本を思い出す手がかりにもなります。内容を適切に要約するよう気を配りましょう

●台本ができたら絵コンテを作る

台本ができたら、スライドの絵コンテを描きます。スライドと同じ形の長方形を印刷したものに、スライドのラフスケッチを書き込んでいきます（絵コンテ用紙をダウンロード）。

スライドのタイトルには台本の見出しをそのまま使います。スライドの中身には1つか2つの文字や画像のみを用います。詳細なデータは配布資料にのせ、スライドにはデータから読み取れる「意味」を示しましょう。

話す内容とスライドの内容はなるべく一致させます。複雑な内容を説明するときには、すべての情報を一度に表示するのではなく、説明にあわせて少しずつ表示します。話す内容に注意を向けて欲しいときには、思い切って白紙のスライドを用いましょう。

●次回はスライド作り

台本を見ながら、納得がいくまで絵コンテを修正しましょう。次回はいよいよ発表用のスライドを作っていきます。シンプルで力強いデザインのコツや、写真の活用方法について説明します。

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ノートPCと液晶プロジェクタのおかげで、誰もがPowerPointを使ってプレゼンする時代になりました。しかし、スライドを読み上げるだけの退屈なプレゼンも多く、そのPowerPoint文書をメールで送ってくれれば、わざわざ話を聞かなくてもいいのでは……とすら考えてしまいます。

そろそろ、箇条書き（Bullet Points）を読み上げるだけの退屈なプレゼンはやめにしませんか。参加者に情報を適切に伝え、聞き手を動機づけ、その気にさせる効果的なプレゼン手法「Beyond Bullet Points (BBP)メソッド」についてご紹介します。

■肝心なのはストーリー

無関係の情報をバラバラに与えられても、私たちはうまく理解できません。人は古くから、ものごとを意味のある「ストーリー」として理解してきました。

BBPメソッドではプレゼンを「オープニング → 本編（Aパート・Bパート・Cパート）→ エンディング」の形式で組み立てます。

■主人公（＝聞き手）を引き込むオープニング

プレゼンテーションの最初の5分間をオープニングにあてます。プレゼンテーションの主人公は「聞き手」です。オープニングの目的は、聞き手をプレゼンに引き込み、感情移入させることです。

BBPメソッドでは次の５つの要素を使ってオープニングを組み立てます。

舞台背景 (Settings) : 聞き手のいる舞台背景（場所や時代）
主人公の役割 (Role) : 聞き手の置かれている立場や状況
A地点 (Point A) : どのような問題点や課題を抱えているか
B地点 (Point B) : 聞き手は何を望んでいるか
核心 (Call to Action) : A→Bに達するにはどうすればよいか

例えば『平成20年度販売戦略会議』だとこんな感じ。

舞台背景 (Settings) : ○○業界の売り上げは年々下がっている
主人公の役割 (Role) : 当社も今年度の目標達成が厳しかった
A地点 (Point A) : 次年度はさらに厳しい結果が予想される
B地点 (Point B) : 売上アップをもたらす販売計画が求められている
核心 (Call to Action) : このプランを検討しよう

この形式は研究発表のような情報伝達型のプレゼンテーションにも応用できます。例えば『日本ウィルス学会』だとこんな感じ。

舞台背景 (Settings) : ○○ウィルスによる○○病は研究が難しい
主人公の役割 (Role) : 薬が効きにくい仕組みをなかなか解明できない
A地点 (Point A) : ○○細胞の登場により培養が簡単になった
B地点 (Point B) : 治療抵抗性の細胞が出来れば多くのことがわかる
核心 (Call to Action) : 我々はモデル細胞を作り、その性質を分析した

同じテーマでも『日本内科学会』だとこんな感じ。聞き手（主人公）が違えば、当然、話の流れも変わってきます。

舞台背景 (Settings) : ○○ウィルスによる○○病は治療が難しい
主人公の役割 (Role) : 多くの患者で薬が効かず、治療医は困っている
A地点 (Point A) : ○○細胞という実験細胞で治療抵抗性を再現した
B地点 (Point B) : その仕組みを解明すれば治療の進歩に繋がる
核心 (Call to Action) : 実験で得た結果を実際の患者と比較した

オープニングの目的は「これから話される内容は、自分の問題と関係がありそうだ」と当事者意識を持ってもらうことです。ここで聞き手に感情移入してもらえるかどうかが肝心です。

■本編は３×３×３構成で

プレゼンの中身は大きく３つの話題で構成します。それぞれの話題について「キーポイント、説明、詳細」という形式でストーリーを組み立てます。ついつい情報を詰め込みたくなりますが、ストーリーの「核心」に関連する話題のみを慎重に選ぶようにしましょう。

表の中には「経緯」「実験結果」などといった単語を書き込むのではなく、「○○細胞により○○ウィルスの実験が容易になり、研究が進んだ」、「○○分析では○○タンパク質の働きに変化が見られた」のように、フルセンテンスで記入します。この文章は後にスライドのタイトルとしても利用します。

このように内容を整理しておけば「申し訳ないけど、5分で説明して」と言われたときにも、慌てずに「キーポイント」を説明できます。すべての内容を説明すると45分程度かかります。

■次回は「台本」の話

こうしてストーリーの骨格ができあがったら、次は「台本」を準備します。詳しくは書籍『beyond bullet points』（著者：Cliff Atkinson）をご覧ください。

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↑これは１月10日に社会経済生産性本部の研究会で企業の人事担当者の方々に発表したものです。産業医としての私の経験からメンタルヘルス不調の職場復帰事例にまつわる問題と、その対応についてお話ししてきました。

↑こちらは１月19日に、産業能率大学のヘルスケア研究会で「コミュニケーションと人間関係　〜問題を解決する２つの図解ツール〜」と題して発表したものです。２月に社内で行うメンタルヘルス研修でもこのテーマで話をする予定です。

↑こちらは１月22日に株式会社ウェブキャリアで行われたRuby on Railsセミナーの資料です。hakatterの開発に関するアマチュアプログラマの苦労話を赤裸々にお話ししました。60〜70名の方に参加していただき、とても盛況でした。

こうした講演はすべて「Beyond Bullet Points」という参考書の方法で準備しています。印象的でわかりやすいプレゼンを誰でも行える、とてもシンプルで効果的な方法が紹介されています。残念ながら日本語の記事があまりないので、少し解説してみようかしらと思っています。

追記：ご感想をいただきました。ありがとうございます。
[Rails] Award on Rails 2007受賞者が語る
Award on Rails 2007 受賞者によるRuby on Railセミナーに参加しました

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2008年1月22日(火)に(株)ウェブキャリア様が主催する「Ruby on Rails」のセミナーで講師を務めることになりました。(株)ドリコム主催のAward on Rails 2007で大賞をいただいた「hakatter」の開発についてお話する予定です。セミナーは無料です。興味のある方はぜひご参加下さい。

※イラスト中のロゴはAward on Rails 2007のもので、セミナーとは関係なかったりします。副賞としてシールを大量にいただいたので、あちこち貼りまくっているのです(笑)。

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8月〜9月と、社外の勉強会で「職場のメンタルヘルス対策」についてお話をさせていただきました。ふだん考えていることを、人前で発表できるようにまとめたりプレゼンしたりすることはあまり無いので、このような機会をいただきとても感謝しています(いつか来る本番に備えたよい練習になります ^^;)。

さて、今回は「職場のメンタルヘルス事例の問題点」「病気と業務パフォーマンスの低下」「うつ病の症状と治療」「早期発見と早期対応のコツ」「メンタルヘルス不調を予防するための職場改善」「職場のストレス要因」「特にコミュニケーションの重要性」について、グループワークを交えながら説明してきました。グループワークでは活発に意見交換が行われ、事例への対応や職場改善の取り組みなど、たくさんのヒントが得られました。

しかし、こうした集合研修では一般論を中心に説明が進んでいくため、「実際に職場で困っている複雑な事例」に対する適切な答えを得るのは難しいようです。回復を妨げる要因、回復を促す要因、職場で困っていること、本人が困っていること、職場で工夫して欲しいこと、今後の見通しなど、それぞれの事例ですべて異なります。本人、上司、人事、産業医などの関係者が、個別のケースごとに話し合いを持つことが必要だと思います。

このような機会を与えてくださった事務局の皆さんと、グループワークで活発に議論していただいた参加者の皆さんに、改めてお礼を申し上げます。

参加者の感想(アンケートより)

• 職場復帰してきた部下への対応に悩んでいます。グループワークでは、さまざまな職場の話を聞けて参考になりました。
• パフォーマンスの低い部下がいて対応に悩んでいました。今までは、忙しさにかまけて、対話を避けていたように思います。少しずつ本人と話をしていこうと感じました。
• 教育の現場では、組織のマネジメントがうまく行われているとは言えず、メンタルヘルスの問題も多いようです。どうすれば改善できるのか、参加者から色々なお話をきけて参考になりました。
• 今まで自分が取り組んできたことの再確認ができました。常にうまく対応できているわけではありませんが、方向性が間違っていなかったと知って、自分自身のモチベーションにもつながりました。

「職場の相互支援」を促す職場改善のアイディア(実習より)

• 部下と2週間に1度、定期的に個別に面談をする。
• 定期的に5分間の昼礼を行い、ひとりずつ順番にミニスピーチをさせる。
• 直属の上司だけでなく、その上の上司やメンターなど、たくさんの相談相手・相談経路を作っておく。
• パーティションを下げる。お互いの顔が見えるレイアウトにする。
• プロジェクトの合宿や、合同の研修などを行う。
• 同僚の仕事の状況をふだんから共有しておき、有休を計画的に取れるよう調整しやすくする。

質疑応答(実習、アンケートより)

Q: うつ病の治療には、お薬による治療と、心理療法やカウンセリングによる治療があると聞きました。それぞれどのような効き目があり、どのような事例で効果的なのですか。

A: 病院で行われている専門的な心理療法については詳しくないのでお答えできませんが、「休息」と「薬」の2本立ての治療は、まずたいていの事例に効き目があります。しかし、それだけではすっきり治らないこともあります。その場合には、本人の仕事に対する考え方、仕事の進め方、他者とのコミュニケーションのやり方など、回復を妨げている要因は何かを探り、その解決にむけて本人の気づきや変化を促すカウンセリング的なアプローチが必要です。

■

Q: うつ病の発症について、会社の責任と、個人の責任と、どう考えればよいのでしょうか。

A: 家庭の要因だけが原因でうつ病になるケースもありますが、職場や家庭のいくつかの出来事が重なって調子を崩すケースも多く、一概には言えません。また、ストレスの多い職場環境があったとしても、病気になる人とならない人がおり、発病には個人的な要因が大いに関係しています。ただし、会社が適切な対応をとっていない場合には、安全配慮義務違反を問われます。

■

Q: 病気になると業務パフォーマンスが落ちるというのは理解できましたが、職場での配慮をどのくらいの期間続ければよいのでしょうか。また、病気を理由に退職するケースもありますが、どのように考えればよいのですか。

A: そもそも雇用とは「労働を提供する代わりに賃金をもらう」という労働契約の上に成り立ちます。労働を提供できなくなれば契約を終了するわけです。しかし、病気になった途端に契約を打ち切るのではなく、治療のため一定の猶予期間を与えることになっています(期間は会社によっても異なります)。猶予期間を過ぎても体調が回復せず、業務パフォーマンスが雇用の最低ラインを下回る場合には、労働契約の打ち切りということもあり得ます。

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あ〜、終わった終わった!! 今日は慣れない仕事ばかりでとても疲れました。午前中は社員向けの「アサーション」講習、午後からは関連会社さんに「効果的なメタボリックシンドローム対策」についてプレゼンテーション。特にメタボリックシンドローム対策のプレゼンは、ここ1ヶ月半ほど、保健師さんや衛生管理者さんといっしょに練り上げてきた力作です。苦労のかいあって、手応えのある反応が得られました。

今回のプレゼンは「Beyond Bullet Points」という指南書を参考に作ってみました。この本には「箇条書き(Bullet Points)のスライドを読み上げるだけのプレゼンは退屈で、何も伝わらない。何をどのように伝えたいのか、しっかりとストーリーを組み立てることが大切だ」と書かれています。

例えば、「発表する内容をスライド画面に書くのではなく、PowerPointの『発表者ノート』に書いて口で説明する。発表者ノートを印刷すれば詳細な配布資料となるので、プレゼンの後で配付しよう。」と提唱されています。こうするとスライドの内容がシンプルになって、発表者のほうに注目が集まるんだそうです。

Beyond Bullet Pointsメソッドで作成したスライド。
読み上げるのではなく、語りかけるプレゼンテーション。

プレゼンの後、参加者からは「ストーリーの筋が通っていてわかりやすかった」、「シンプルな画面と、話す内容とがきちんと一致していて、印象的だった」、「どうやってスライドを操作していたのか不思議だった」など、好意的な反応を頂きました (プレゼン用のリモコンがひそかに大活躍!)。この本の副題のとおり、参加者を「Inform, Motivate, and Inspire」するプレゼンテーションができたかなぁと思います。

うちの会社の産業医の仕事は個人面談が中心なので、こういったプレゼンテーションをする機会は、ほとんど無いんですよね。場数を踏まないと上達しないので、チャンスがあればぜひやってみたいとか考えていたら、さっそく来月に「アサーション」の講演を頼まれてしまいました。今回はWindowsのPowerPointを使ったので、次回はMacのKeynoteを使ってみようかしら。

参考

Beyond Bullet Points 著者のサイト
プレゼンテーションをテーマにしたブログ Presentation Zen

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