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FileMaker社の「Mac用かんたんデータベースソフト Bento」のモニターテストに応募したら当選したので、全部で5回分の記事をブログに投稿します（今回が第5回です）。

昨年あたりから、職場のメンタルヘルスに関して講演させていただく機会が増えてきました。回を重ねるたびに内容を更新しているのですが「前回の資料はどこかな」と、探し出すのが少し大変になってきました。

そこでBentoを使って、過去の講演の履歴と、その資料をひとまとめにすることにしました。講演の日付やタイトルだけではなく、スライドのサムネイル画像を1枚と、関連ファイルや、メールアドレス、メールメッセージなども記録できるようにしました。

メールアドレスやメッセージは、Mac標準の「アドレスブック」や「Mail」などのソフトと関連づけられており、Quick Lookで中身をプレビューできるだけでなく、ダブルクリックすればそれぞれのアプリケーションが開きます。

ただ「ファイルリスト」に追加したファイルは、ファイル名や保存先などが変わってしまうとリンクが切れてしまいます。もちろんSpotlightで検索すればすぐに見つかるのですが、ちょっと不便です。

FileMaker社の「Mac用かんたんデータベースソフト Bento」のモニターテストに応募したら当選したので、全部で5回分の記事をブログに投稿します（今回が第4回です）。

Bentoを使うと「ちょっとしたデータ」を簡単にデータベースにまとめることができます。今回は「産業保健推進センターで借りたDVDのレビュー」を整理してみました。

各都道府県にある産業保健推進センターでは、社員の健康教育に使えるさまざまなビデオやDVDを無料で貸し出してくれます。ただ、「メンタルヘルスに関する管理職研修」に使えるDVDを探そうとしても、同じテーマのDVDが何枚もあり、迷ってしまいます。内容や構成、再現ドラマの設定など、どのDVDが一番しっくり来るのかは、実際に見てみないとわかりません。

そこで、借りてきたDVDを視聴し、「DVDの全体的な内容」「再現ドラマの内容と構成」「研修で使うときの注意点」「研修で使いたい度（☆☆☆☆☆）」「ビデオのタイトルとサムネイル画像」などを、Bentoに記録しました。

こうしてデータベースにまとめておくことで、一覧表を表示したり、似たようなジャンルの作品を比較したり、評価の高いDVDを絞り込んだりといったことが簡単にできます。「研修で使いたい度：★★★★★」の作品は、会社の備品として購入してもらおうと、さっそく上司にお願いしているところです。

Bentoは、Mac標準のアドレスブックとカレンダー（iCal）のデータを直接編集することができます。便利なのは、アドレスブックのデータをExcelのようなシート画面で編集できること。住所の入力ミス、ふりがなの入力もれなどをたちまち修正することができます。

Mac標準のアドレスブックの画面がこちら。それぞれカード型になっていて、見やすいことは見やすいのですが「ふりがなをまとめて入力しよう」「同じ会社の人が5人いるから住所をコピーしよう」といった時には、ちょっと不便です。

Bentoでアドレスブックのデータを見てみると、こんな感じ。Excelと同じような感覚で表示・編集することができます。同じ住所をまとめてコピー＆ペーストしたり、ふりがなをいくつも続けて入力したりできます。MacのアドレスブックはGMailやiPhone、iPodなどと同期できるので、きちんと内容をメンテナンスしておくことは大切なのです。

もちろんBentoでもカード型の表示に切り替えることもできます。また「年賀状を出した」などオリジナルの項目を追加することもできるので、住所録としても活用の幅が広がります。

「オリジナルのちょっとしたデータベースを簡単につくる」というBentoの本来の使い方からは外れてしまいますが、Macのアドレスブックの編集がとても楽になるという、Bentoの裏技でした。

FileMaker社の「Mac用かんたんデータベースソフト Bento」のモニターテストに応募したら当選したので、全部で5回分の記事をブログに投稿します（今回が第2回です）。

最初に、Excelで管理していた経費メモをBentoにインポートしてみることにしました。日付、費目、明細、支払先、支払金額、収入金額など、基本的な金銭の出納を管理しています。

といっても、Excelシートをそのままインポートするだけで作業は完了。見た目にも、まるでExcelシートのような表形式で表示されます。データの追加、編集、コピー、貼り付けなども、Excelシートを操作しているような感覚です。

項目別の並び替えができるのもExcelっぽいですね。Excelと異なるのは「ファイルの保存」を意識しなくていいこと。データベースならではの使い方です。

検索機能を使うと「収入が空欄でない」項目だけを表示することができます。こうした検索条件には名前をつけて保存でき、いつでもワンクリックで表示を切り替えることができます（スマートコレクション機能）。

「収入一覧」の画面を眺めていると、確定申告の手続きをするには「源泉徴収票」を入手する必要があることに気がつきました。そこで「源泉徴収票を入手ずみ」というチェックボックスを新たに追加します。こうした作業も、Bentoなら画面内を数回クリックするだけでOKです。

FileMaker社の「Mac用かんたんデータベースソフト Bento」のモニターテストに応募したら当選したので、全部で5回分の記事をブログに投稿します（今回が第1回です）。

FileMakerやMicrosoft Accessといった本格的データベースと比べると、Bentoには「データをカードまたは表で管理する」という、シンプルな機能しかありません。その分、5,040円と低価格で、誰でも直感的に使えるように設計されており、あまり複雑ではないデータを管理するにはもってこいです。

たとえば収支関係。Excelシートで管理することもできますが、単純な出納管理程度ならBentoで十分です。

または、DVDのリスト。「持ってるDVD」「購入したいDVD」「レンタルしたいDVD」など、いろいろなリストが作れそうです。「★★☆☆☆」というレーティング機能も便利に使えそうです。

または「○月○日のパーティー」など、イベントに関する情報を集めておくこともできます。アドレス帳やメールソフトと連携しているので、参加者のリストや関連するメールなどと関連づけることができ、必要な情報を1つの画面に集約できます。

Bentoのサイトには、50の活用事例がそれぞれの画面付きで紹介されています。「ちょっとしたデータのかたまり」を「ちょっとした手間で簡単に管理」するには、Bentoはなかなか使い勝手のよいソフトだと思います。

次回は、私がどのようにBentoを使っているのかご紹介します。