ELECTRIC DOC.

私たちは毎日たくさんの電子メールを処理しています。しかし、時には「何を伝えたいのか、何をして欲しいのか」がわかりにくいために、重要な連絡事項がうまく伝わらないことがあります。電子メールで延々と議論をしたり、的外れな質問と回答がすれ違ったりして、人間関係の摩擦を生むこともあります。

1. 私たちは、自分にとって都合の悪い内容がメールに書かれていると、送信者の気持ちをネガティブな方に深読みしがちです。送信者にそのつもりが無くても、受信者が落ち込んだり、怒ったりすることがあるのです。電子メールを書くとき、読むとき、「他人の気持ちの読み過ぎ」には気をつける必要があります。

2. 言いにくい内容こそ、相手の反応を見ながら口頭で伝えるようにします。メールよりも電話で、電話よりも直接会って話しましょう。相手の反応を見ながらコミュニケーションできるので誤解が少なく、問題解決に向けた議論をその場で行うこともできます。「DESC法」を用いて問題を整理し、アサーティブな対応を心がけましょう。

3. 決定事項を伝達するとき、伝えたいこと・相手にお願いしたいことを明解に書きます。遠回しな表現、曖昧な表現は避けて、要件を簡潔にまとめましょう。前置きの後に結論を書くのではなく、先に結論を書いてから前置きを書きます。タイトルは具体的でわかりやすいものにします。相手にお願いするアクションがある場合には、締め切りも含めて、きちんと明記します。

4. 相手の状況や仕事を思いやった一言を添えます。あまりに事務的なメールは、かえって相手を不安にさせることがあります。例えば、部下からの報告書を受け取ったときに「受け取りました」とだけ返信するより、「ご苦労さま。受け取りました。今週は出張が続くので移動中に目を通します。コメントは来週の火曜日まで待ってください」と返したほうが部下は安心します。

5. 相手がそれを何度も読み直したり、聞き返したり、不安になったり腹を立てたりするコストを考えてみましょう。電子メールを使えば、どんな遠くへも瞬時に情報を送信できます。情報発信のコストが低いせいで、ついつい気軽に、パッと書いてパッと送信しがちです。けれども、送信者がちょっぴり惜しんだ、その何倍もの時間が無駄になっているかもしれません。

要件や相手にあわせてやり方を上手に選ぶことが、コミュニケーションの「時間的なコスト」「精神的なコスト」を下げ、職場の良好な人間関係や、心身の健康を維持することにつながります。

7月6日、都内某所でメンタルヘルスの講演を行いました。今回は8名の方に参加していただきました。「認知のゆがみとストレス」をテーマに話をするのもこれで3回目になりますが、参加者と意見交換をするたびに新たな気づきがあり、理解が深まります。(前回のQ&Aはこちら)

さて、今回も、アンケートの中からご意見とご質問をいくつか紹介します。

ご意見・ご感想

● 20代のころと比べて、今はストレスに強くなっているようです。知らず知らずのうちに「ストレスの小さくなる考え方」が身についていたのだと気づきました。

● 仕事の将来や顧客からの評価に対する不安をずっと感じています。今日、説明のあった「ストレスの小さくなる考え方」を習慣にできればと、少し希望を持ちました。

●「腹が立つ」という感情を持つこと自体は悪いことではないと聞いて、ホッとしました。今までは「こんなことで怒るべきではない」と自分の気持ちを抑えつけたり、自己嫌悪に陥ったりしていました。

● イライラすると、つい周囲の人に当たってしまいます。自分で怒りやストレスをコントロールできるようになればと思って参加しました。自動思考やストレス手帳の実習はとても参考になりました。

ご質問と回答

●「ストレスの小さくなる考え方」を紹介していただき、「べき思考」や「全か無か思考」は大いに納得できました。何事も完璧を求めようとするとき、「人間だから、しょうがない」と考えればよいのでしょうか。

→ 身の回りには、自分ではコントロールできないことがたくさんあります。「他人と過去は変えられない」という有名な言葉もあります。「自分はこう思うけど、現実はそうじゃないこともありうる」「自分はこう思うけど、そう思わない人もいる」「全部終わらせたいけれど、今は時間が無いから80%しかできない」と考えるのは、より合理的だと言えるでしょう。

● うつ病には、しっかりと休ませないといけない事例もあれば、もう少し本人にがんばって欲しい事例もあります。しかし職場では、腫れ物をさわるように、どちらのケースも同じように扱っています。職場での対応について理解してもらうためには、どうしたらいいでしょうか。

→ ひとくちに「うつ状態」と言っても、ストレス要因や職場環境はそれぞれの事例ですべて異なります。事例に関するアセスメント(分析・評価)をしっかり行い、職場の上司を巻き込んで対応することが大切です。本人だけではなく、上司とも面談を行い、本人の様子や職場の様子などについて意見交換をしながら、対応について話し合うといいのではないでしょうか。

アサーションとは、お互いを大切にしながら、率直で、誠実で、素直なコミュニケーションを交わすことです。アサーティブなコミュニケーションを身につけるために、これまでに次の4つのことを説明してきました。

(1) コミュニケーションの3つのやり方を理解する
(2) 非合理的な思い込みを理解する
(3) 自分の感情を把握する
(4) 客観的な状況と主観的な自分の気持ちを区別する

今回は、相手に何かをお願いする時、言いにくいことを伝える時に役立つDESC法を、事例を交えて紹介します。

　
■アサーティブに意見を伝えるDESC法

DESC法とは、相手に伝えたいことを「客観的な状況」「主観的な気持ち」「提案」「代案」の4つに整理するやり方です。アサーティブに気持ちや意見を伝えるときに役立ちます。

　
■ケーススタディ: アサーティブなコミュニケーション
　
■事例1: 新車をすすめるおばさんに自分の気持ちを伝える

会社員のAさんは、人当たりのいい、30代の女性です。Aさんには、小さい頃からお世話になっている親戚のおばさんがいます。おばさんの家は車のディーラーをしており、初めて車を買った時からたびたび面倒を見てもらいました。最近、車が古くなってきたため、おばさんは新車への買い換えを勧めてきます。Aさんにまだその気はないのですが、はっきり断れないでいます。

★なぜアサーティブになれないのか

Aさんは「せっかく勧めてくれているのに、断るとおばさんの気持ちを傷つけるかもしれない」と悩んでいます。これは「年長者の言うことは聞くべきだ」「他人の気持ちを傷つけることは致命的なことだ」という非合理的な思い込みと関係しています。Aさんは、おばさんを傷つけずにすむ方法のことばかり考えていて、自分の気持ちをあまり意識していません。

★自分の気持ちを整理してみる

なぜ車を買い換える気がないのか、Aさんは自分の気持ちを整理してみました。

・今の車を気に入っている
・もうしばらく乗っていたいと思っている
・買い換えたくないのはお金が理由ではない
・おばさんの期待に添えなくて、つらい
・次に車を買う時はまたおばさんに相談したい
・おばさんが自分のことを気にかけてくれてうれしい

★自分の気持ちをアサーティブに表現してみる

「ねえねえ、Aちゃん。こないだ言ってたカタログ、持ってきたわよ」
「あのね、おばさん。実は、ちょっと、聞いてくれる?」(姿勢を正しておばさんに向き合う)
「なあに? どうしたの?」

「おばさんが、私のことを気にかけて下さるのはとてもうれしいの。車のことでは一番頼りになるし、これまでいろいろお世話になったしね。でも、こんなふうに、いつも新車を勧められると、おばさんの期待に応えられないのがつらいし、どうしたらいいか、困ってたんです」

「あら、そうだったの」(ちょっとびっくりした顔)

「そうなんです。おばさんにはこれからも色々とお願いしたいんですけど、今の車は気に入ってて、乗りつぶすまで乗っていたいんです」
「そうなの。困らせちゃってたのね。わかったわ。今の車、好きなだけ乗ってね。でも、古くなってるから、調子がおかしかったらすぐに相談してね」

「うん。ありがとう。これからもよろしくお願いしますね」

　
■事例2: 主治医に薬を減らしたいと伝える

Bさんは40代の男性です。近所の内科で高血圧と高脂血症の薬をもらっています。しかし、お金もかかるし面倒なので、なるべく薬を減らしたいと思っています。自分でも努力しようと、ここ半年で2キロほど減量してみました。薬のことで主治医に相談してみたいのですが、診察時間はとても短く、なかなか言い出せません。

★なぜアサーティブになれないのか

Bさんは「患者が口を出すと医師の機嫌を損ねてしまうのではないか」「医師の指示に患者は黙って従うべきだ」「忙しい診察の邪魔をするべきではない」と考えています。その一方で「自分の治療のことは自分で決めたい」「主治医はきちんと説明するべきだ」「言い出せない自分が情けない」とも感じていて、診察のたびにとても複雑な気持ちになっていました。

★DESC法で状況を整理してみる

短い時間で主治医に話をするため、BさんはDESC法を使って状況を整理し、いくつかのセリフを考えておくことにしました。

D (客観的な状況): 高血圧と高脂血症の薬を飲んでいる。数値は安定している。ダイエットをして、半年で2キロやせた。
E (自分の気持ち): なるべく薬は減らしたい。ただし、治療は続けていきたい。自分の治療のことは自分で決めたい。主治医に相談したい。
S (提案): 主治医の意見を聞かせてもらう。
C (代案): 薬のことは主治医の指示に従おう。話を聞いてくれなければ看護師さんに相談して、また来月に主治医に話してみよう。それでも話を聞いてくれなければ病院を変えよう。

★自分の考えをアサーティブに提案してみる

「じゃあ、Bさん。いつものお薬を出しておきますね」
「あの、先生、お聞きしたいことがあるんですが。」
「何でしょう」(カルテから顔を上げてBさんのほうに向き合う)

「実は、ダイエットを続けていて、ここ半年で2キロほどやせたんです」
「なるほど。2キロやせたんですね。それはすばらしいですね」

「それで、お薬のことなんです。治療はもちろん続けていきたいんですけど、薬を減らせないかなあと思ってるんです。先生のご意見を聞かせて下さい」
「そうですね。今は数値も落ち着いてて、治療がうまくいっています。だから、薬もこのまま続けたいですね。ただ、体重が少し減っているのであれば、あと2～3キロ減ったところで、試しに薬を減らしてもいいでしょうね」

「じゃあ、がんばって、あと2～3キロ減らします」
「おっと、あんまり無理をしないで下さいね。2～3キロといっても、それで終わりじゃないですよ。その後もずっとダイエットを続けられて、今と同じペースで体重が落ちていく、そんな感じをキープして下さい」
「わかりました。あと半年くらいでがんばってみます。その時はまた相談します。ありがとうございました」
「はい、お大事に」

　
■その他のケース

次のような状況で、アサーティブにふるまうにはどうしたらよいでしょうか。アサーティブになれないのは、どんな思い込みに影響されているからでしょうか。自分の状況、自分の気持ち、提案や代案をうまく伝えるためには、どうすればよいでしょうか。

(1) 上司から「この報告書を明日までに頼む」と言われた。自分も明日まで忙しく、とても手がまわらないのだが、上司の命令を断ってはいけないと思い、自分の状況を説明できないまま、引き受けてしまった。

(2) 自分より年上の部下がいる。先週頼んでおいた報告書が出来ていない。書類が出来ていないと非常に困るし、他のことも指示通りにして欲しいのだが、関係が気まずくなるのではないかと遠慮してしまい、なかなか言えない。

　
■「誠実」「率直」「対等」、そして「自己責任」

いかがでしたか。アサーティブなコミュニケーションとはどういうものか、イメージできたでしょうか。アサーションのやり方は一通りではありません。その時の状況によっていろいろなやり方があります。時には「攻撃的なやり方」や「非主張的なやり方」を選ぶことだってあり得るのです。

アサーションの4つの柱は「誠実」「率直」「対等」、そして「自己責任」です。誠実、率直、対等というのは、「相手に向き合おうとする自分の気持ち」のことです。自己責任というのは、自分が言ったこと(あるいは言わなかったこと)に対して、どんな結果になろうとも自分で責任を持つということです。

アサーションについてもっとよく知りたいと思う方は、ぜひ、以下の書籍を手にとってみて下さい。

参考文献:『NOを上手に伝える技術』(森田汐生、あさ出版)
『アサーショントレーニング ～さわやかな「自己表現」のために～』(平木 典子、日本・精神技術研究所)

前回は「アサーション」という、自分と相手の両方を大切にした、率直で誠実なコミュニケーションの方法をご紹介しました。アサーションは職場だけでなく、家庭や学校、地域社会でも役立つ実践的な考え方です。しかし、今ひとつ理解しにくい、実践しづらいと感じるひとも多いようです。それはなぜでしょうか。

■理由(1) 「非合理的な思い込み」にとらわれている

わたしたちは知らず知らずのうちに、「人は～であるべきだ」という考え方にとらわれています。このような考え方が強すぎると、思考や行動が大きく制限され、素直なコミュニケーションができなくなります。

(1) 人は誰からも愛され、人から受け入れられるようであるべきだ。
(2) 人を傷つけてはいけない。そのような行為は非難されるべきだ。
(3) 人は常に完璧でなくてはならず、失敗をしてはいけない。
(4) 思い通りにことが進まないことは致命的なことだ。
(5) 危険や害になりそうなものに、人は深刻に心配をするものだ。
(6) できないと言うことは、能力がないということだ。
(7) 上司や親、目上の人の命令は断ってはいけない。

例えば(1)や(2)の考え方に強く縛られていると、他人と異なる意見を言いにくくなります。(3)や(4)の思い込みが激しいと、失敗を恐れるあまり、自分を強く責めたり、他人の小さな失敗まで気にするようになります。(4)や(5)の考え方が強すぎると、思い通りにならないことがあったとき、イライラして相手を責めることになります。(6)や(7)の思いこみが強いと、職場で大きなストレスを抱えることになるでしょう。

こうした考え方のことを「非合理的な思い込み」といいます。非合理的な思い込みに対処するには「そうであるにこしたことはないが、そうでないこともある」と考えることです。例えば「他人を傷つけないにこしたことはないけれど、傷つけてしまうこともあり得る。その時は誠意を持って、修復に心がければよい」と考えます。非合理的な思いこみを、建設的で合理的な考え方に変えると、ずいぶん気持ちが楽になります。

■理由(2) 自分の感情をあまり意識していない

アサーションとは人間の感情を大切にするやり方です。しかし私たちは、ふだん、自分自身の感情をあまり意識していません。例えば腹を立てているときに、「何に対して」「なぜ」怒りを感じているのかを考えないまま、感情を押し殺したり、怒りを相手にぶつけたりすることも多いようです。

「何となく気が進まない」「何となく苦手だ」という気持ちは、最初に身体を通じてあらわれます。伏し目がちになったり、身体が硬くなったり、顔がこわばったり、口の中が乾いてきたりします。そんな身体のサインを感じたら、自分の感じている「何となくイヤだ」という気持ちを、無理に否定しないで、ストンと心に落とすようにします。身体の声に耳を傾けると、自分の気持ちを理解しやすくなります。

自分の感情と、それを引き起こしている客観的な状況とを切り離して考えることも効果的です。例えば、自分が本を読んでいる横でAさんがギターを弾いています。その時「Aさんがうるさい」「ギターの音がうるさい」と考えるのではなく、「いま、Aさんがギターを弾いているのを聞いて、私は読書に集中できず、いら立ちを感じている」と考えるのです。なるべく具体的に、客観的に状況を記述すると、その後の交渉がスムーズに進みます。

■まとめ

アサーティブな態度を身につけるには、非合理的な思いこみにとらわれないようにすること、自分の気持ちの変化に気づくこと、自分の気持ちと、それを引き起こしている状況を別々に考えることが大切です。

次回は、他人に何かを提案したり、意見の異なる相手と交渉する場面で役に立つアサーション・スキルについて説明します。

参考文献:『アサーショントレーニング ～さわやかな「自己表現」のために～』
(平木 典子、日本・精神技術研究所)
『NOを上手に伝える技術』(森田汐生、あさ出版)

昨日、都内某所で「ストレスマネジメント」の講演を行いました。メンタルヘルスをテーマにシリーズ化のお話をいただき、「ストレスに強い考え方」「職場のメンタルヘルスケア」「アサーティブなコミュニケーション」の3つのタイトルで、計6回の講演を行う予定です。

今回は「今すぐできる、ストレスが小さくなる5つの考え方(1)」で取り上げたセルフケアのご紹介です。定員20名の会議室はすぐにいっぱいになり、会場のレイアウトのおかげか、途中の実習のおかげか、それともクッキーのおかげなのか、和やかな雰囲気で進めることができました。参加型の研修としては成功だったかなと思います。

そうそう、今回ははじめて液晶テレビを使ったプレゼンを行いました。ケーブルをMacBookにつなぐだけで解像度もぴったり。1366×768ピクセルの美しい画面に映し出されたスライドは輝いて見えました。ワイド画面のスライドってかっこいいなあ。うーん、欲しくなるなあ(笑)。

★参加者の声(アンケートより抜粋)

• いつも何かに押されているような、漠然としたストレスを感じていたのですが、それがどこから来るのか理解でき、対処するヒントもわかりました。
• 自分のストレスとどう付き合うべきか、アプローチが分からず困っていました。具体的な事例の話はとても参考になりました。
• 実習の後のディスカッションで、物事にはいろいろ多面的なとらえ方があるのだと気づきました。
• 自分は否定的な考え方をしがちだと思っていましたが、それはごく一般的なことで、周りの人も同じような考えをもっているのだと知り、気が楽になりました。
• ストレスは避けられないものですが、考え方を少し工夫することでストレスの感じ方が小さくなるのなら、やってみようと思いました。

★参加者の質問(アンケートより抜粋)

【質問】いつも明るくふるまってはいますが、ストレスにうまく対処しているというより、ストレスの元になる感情をむりやり抑えつけているような気がします。どうしたら自分の感情をうまく表現できるのでしょうか。
【お答え】「イヤだな」「苦手だな」「気が進まないな」という感情が生じると、顔がこわばる、伏し目がちになるなど、身体にサインが出ます。身体の声に耳を傾けると、自分の気持ちを理解しやすくなります。自分の感情や気持ちに気づき、それを素直に表現するための考え方や方法については「アサーティブなコミュニケーション」の回でお話します。アサーションの記事も参考になると思います。

【質問】ストレスに悩む部下がいるのですが、どこまで突っ込んで話をすればいいのか、本当に力になれるのかどうか、悩んでいます。
【お答え】「援助者」として関わるときは、自分の立ち位置と役割、できることの限界をしっかり認識することが大切です。部下の話をよく聴いているうちに、解決の糸口が引き出せることもあります。業務に影響が出ているような場合は、病気の可能性も考えて産業医や保健師に相談します。詳しくは「職場のメンタルヘルスケア」の回で取り上げます。