ELECTRIC DOC.

週末にGTD勉強会に参加し、ある方の仕事道具やタスク管理、情報管理の実例を見せていただきました。人の仕事道具を生で見られるというのは、とても刺激的な体験です。「あ、これいいな！」と思ったことを、さっそくマネしてみることにしました。

(1) 角形2号封筒を使ったファイリング

これまで、「個別フォルダ」を使い、インデックスには「か 確定申告07年」というラベルを貼って50音順に並べて管理していました。ところが、(1) 個別フォルダのリサイクルをするとき、ラベルを剥がすのが面倒くさい、(2) 剥がし跡のついた個別フォルダはみすぼらしい、(3) ラベルの文字数がインデックスの幅に制限される、という3つの欠点があったため、「ファイルしたいときに気軽にファイルするかどうか、少し迷う」という大きな問題点がありました。

■左：個別フォルダを使った整理法、右：角形封筒を使った整理法

そこで、先日の勉強会で紹介されていた「A4角形封筒を使う方法」を試してみました。近所の文房具屋で100枚入りの封筒をゲットしてきました。A4の書類を横向きで整理するために、封筒の口の部分を2cm分ほど切り落とします。

インデックスには「確定申告（07年）080410」のように、6桁のタイムスタンプを入れます。「気軽にファイリングして、いらなくなったらどんどん捨てる」ために、ファイルは「使った資料を手前にして並び替える」という、押し出し式の時系列管理をすることにしました。

A4サイズ未満の書類（伝票やレシートや切符など）は、クリアファイルに入れてから封筒にいれると、取り出しやすく、紛失を防ぐことができます。

角形封筒（100枚で500〜1000円）は、個別フォルダ（100枚で2500〜3000円）と比べると手に入りやすく、低コストです。いらなくなった書類を封筒ごと処分することもできます。書類のはみ出しもないため、見た目もスッキリしました。「すばやく」「キレイに」「手間をかけず」「気持ちよく」というのがファイリングを長続きさせるコツですね。

(2) 43 Folders

43 Foldersとは、「1月〜12月」と「1日〜31日」というラベルを貼った43枚の個別フォルダを用いて、日付に関係する書類やタスクを管理する方法です。例えば、15日に振り込む予定の伝票があれば「15日」のフォルダに放り込んでおきます。20日に作業したい書類があれば「20日」のフォルダに入れ、来月に取りかかりたい仕事のメモであれば「9月」のフォルダに入れておきます。

すると、その日に処理する書類が、その日付のフォルダに必ず入っているという状態になっています。毎朝、一番手前のフォルダの中身をチェックするだけで、ほとんどの仕事の「締め切り」を確実に管理できます。

■打ち出したラベルをあらかじめ切り分けておくと作業がはかどる

「1　2　3　4　……」という長いラベルを出力して、それぞれ切り分けておき、最後にまとめて貼りつけると簡単です。自宅用と会社用の2セットを作る作業も、この方法だと40分ほどで終わりました。ボックス1箱におさまる43枚のフォルダが、これからどんなふうに活躍してくれるのか、とても楽しみです。

マインドマップを楽しく書こうと思ったら、色ペンをたくさん持っている必要があります。持ち運びやすく、ペンを取り出しやすく、モバイルワークにぴったりなのが「ペン立てになるペンケース Campus Petit CRITZ2」です（780円）。

ファスナーを開けて写真のように立てると、ペン立てとしてしっかり自立します。10本前後のペンを収納するのにちょうどいいサイズ。もう少し容量の大きい「Campus Petit CRITZ2 big」もあります。

同様の商品がKOKUYOからも出ているそうです（KOKUYO NEO CRITZ）。どちらの商品名にも「CRITZ」という単語が使われています。造語だと思うんですが、どういう意味なんでしょうね。

それで、これが、カラーペンを使って書いてみたマインドマップ。「生産性新聞」に連載している記事の構成を考えているときに作成したものです。なるべく元祖（トニー・ブザン流）に忠実なスタイルを心がけて書いてみました。もう少し文字の大小とか色とかを使った方がいいのかなあ。

昨日「GTD勉強会」という集まりに参加してきました。GTDというのは「Getting Things Done」という、忙しい毎日に押し流されながらも、仕事を効率よく前に進めるためのタスク管理術＆情報管理術です。

GTDの特徴は「ツールは何を使ってもいいし、やり方も人それぞれ」なことです。現在、僕はOmniFocusというMacのソフトを使っています。しかし「職場など、Macが無いところではタスクを管理できない」、「タスクの重要度など、手書きや紙のような強弱が付けられない」という、ソフトウェアならではの不便を感じています。

昨日の勉強会では、ロディアのメモ帳を用いた「GTD+R」を実践している人が2人いらっしゃっいました。そこで、GTD+Rについて、その人なりの使いこなし方をいろいろとうかがい、さっそく僕もロディアのメモ帳（No.11）を買い込んで来たというわけです。

ちょうど今、OmniFocusからタスクをすべて転記したところです。今日のタスクの量がカードの厚みとして実感できること、カードに自由に書き込めること、カードを丸めて捨てられること、PCが無くてもタスクの見直し（レビュー）ができることなどが、紙を使ったGTDのいいところですね。しばらく、このポケットとロディアのメモ帳を使ってみようと思います。

（ミニ情報：GTD+Rのポケットを組み立てるときは、芯を出していないシャーペンを定規に当てて線をなぞっておき、山折り・谷折りの両方に折りグセを付けておくとカンタン！）

「産業保健マーケティング」という本に「70%予定管理法」という時間管理法が紹介されています。気がつくと予定表がギュウギュウになっている人、常に仕事に追われていて余裕が無いと感じている人に大変おすすめの方法です。

■70%予定管理法の2つのポイントとやりかた

70%予定管理法のポイントは「作業時間の集中力を高めるため、仕事の整理や準備、小休止を行う合間時間を設けること」「今はまだ見えていない仕事のために、時間を確保しておくこと」の2つです。

(1) 作業時間(70%)と合間時間(30%)を必ず組み合わせる

1時間の会議であれば、その後に25分の合間時間を組み合わせて予定を組みます。2時間の仕事は、1時間24分の作業時間と36分の合間時間と考えます。合間時間には仕事の片付けや整理、小休止とクールダウン、次の仕事の準備などを行います。

(2) 来月の予定を立てるとき、30%の空き時間を確保する

来月の予定を立てるとき、今はまだ見えていなくても、そのうち出てくるいろいろな仕事のために、稼働時間の30%にあたる時間を空白のまま残しておきます。
　　

(3) 今月～来週の予定を立てるとき、9%の空き時間を死守する

当月や前の週になると、30%の空き時間にも追加の予定が入ってきます。残り時間が20%を切った時点で、予定の見直しを行い、残り9%の時間を当日までなるべく死守します。
　　

(4) 残りの9%は今週や当日の突発的な出来事のために使う

9%の空き時間があれば、突発的な出来事にも余裕をもって対応できます。

■「そんなの理想に過ぎないでしょ」と言う前に

70%予定管理法を紹介すると、たいてい「実行できれば理想的だけど、そんな職種は限られてるでしょ」という反応が返ってきます。そういう感想を抱く気持ちはよくわかります。しかし、もう少しこの方法を理解すれば、自分の仕事に応用できそうだと思えるかもしれません。

オフィスワークの前後には、書類や資料を準備する時間、書類や資料を片付ける時間、トイレに行ったりコーヒーを入れたりする時間、ぼんやりしている時間などが存在しています。つまり、私たちが見かけ上「1時間の仕事」だと思っていた時間は、「45分の作業時間と15分の合間時間」に区別できるのです。時間の区切り方は「集中力を高める 48分:12分 時間活用法」のように、80%と20%、あるいは75%と25%でもいいと思います。

また、予定表の30%、9%の空き時間を確保することに対して「仕事が進まないのではないか」「予定表が埋まっていないと不安だ」と思う人もいるでしょう。しかし、予定がぎゅうぎゅうに詰まっているときこそ、今の仕事の進め方が本当に効率的なのか、質の高いサービス(成果)を安定して提供できているか、今後を見据えた戦略的な仕事や能力開発ができているか、見直す必要があるようにも感じます。

■「70%予定管理法」を実践してみて

最初は、合間時間を取ることで「見かけ上の仕事時間」が少なくなり、仕事のペースが落ちるのでは心配していました。実際にはそんなこともなく、思った以上に仕事がはかどりました。合間時間にしっかりクールダウンすると疲れが残らず、集中力を保つことができます。また、前日や当日に急な相談が入ることも結構あるので、そんな時は残り9%の空き時間が実に役立ちました。

ただ、最近は担当する仕事量が増えてきており、来月の予定を立てた時点で、すでに空き時間が15%を切っているのが悩みです。とりあえず稼働時間を増やすことで対応していますが、仕事のまとめ方、周囲との分担のやり方など調整が必要なようです。時間管理を行うためには、1日の作業時間を細かく記録しておくと参考になります。次回は、私が行っている作業時間のお手軽な記録法をご紹介しようと思います。

前回の記事(ストレスフリーの仕事術 《GTD》、はじめました)では、GTD (Getting Things Done) という仕事術について紹介しました。GTDというのは、次にやるべきことをしっかり手帳で管理し、雑念や心配事に悩まされることなく、目の前のタスクに集中するための方法です。

週次レビューとは「散らかってきた頭の中を整理すること」

GTDの大事なポイントは、週に1度、「週次レビュー」という作業をすることです。週次レビューというのは、プロジェクトの変更、新しい仕事、新しいメールなど、この1週間で散らかってきた頭の中をスッキリと整理しなおす作業です。

週次レビューの手順は、収集のプロセス、整理のプロセスに分かれています。

(1) 収集のプロセス

受信箱、手書きのメモ、メール、留守番電話、手紙、手帳などを参考にしながら、頭の中の「やるべきこと / やりたいこと / 気になっていること」をリストに書き出します。リストはPCで作成しても手書きでも構いません。仕事のことだけでなく、プライベートのこともなるべく多く書き出しましょう。GTDの「プロジェクト」リストや「いつか/もしかしたら」リスト、トリガリストも参考になります。

書き出したリストは、受信箱に入れます。

(2) 整理のプロセス

次に、受信箱の中身をひとつずつ整理していきます。2分以内でできることはその場で処理し、近々やるべきことは手帳に書き込み、そうでないことはプロジェクトとしてメモしておくか、ファイルに保管します。詳しくは「ITmedia Biz.ID：写真でわかるGTD (週次レビュー編)」をご覧下さい。例えば、次のようにして処理していきます。

• 10月にウィーンで行われる研究会の案内状。おそらく参加しないと思うが、申込み期限の2週間前に再検討することに。その日のToDoリストに書き込んだ。
• プロジェクトリストを見ながら、進行中のプロジェクトの進行具合を確認。来週中に行うことをリストアップして、それぞれの日付のToDoリストに書き込んだ。
• 社内でTOEICが受験できるというメール。2分以内で作業できそうだったので、申込み処理をオンラインで済ませた。受験の日時を予定表に書き込み、ToDoリストに「TOEICの問題集を買うこと」と記入。
• 請求書 2通。用紙に必要事項を書き込み、外出用のカバンの中に放り込んだ。振り込みできそうな日のToDoリストに書き込んだ。
• 気になった雑誌記事の切り抜き。保存することにした。2分以内でざっと目を通して、大事な部分にマーカーで線を引き、保存するフォルダ名を書いたポストイットをはり、週次レビューの後でまとめてファイルした。
• メルマガのネタにしようと購入した「禁煙セラピー」の本。まだ読めそうにないので、本棚の「時間があったら読む」コーナーへ移動した。
• 週次レビューの時に、iPodのUSBケーブルが欲しかったことを思い出した。今週末に買おうと思い、ToDoリストに書き込んだ。
• 「いつかやる」リストの「英会話」の部分に、「TOEIC(8月)」と書き加えておいた。
• 「いつかやる」リストの「窓の掃除」は、年末までやらないことに決めた。「(年末までやらない)」と書き加えた。
• 「いつかやる」リストに、映画館で映画を見るという項目を発見。「CARS」のチケットをオンライン予約し、上映時間を予定表に書き込んだ。

1時間で頭スッキリ、週末ゆったり

今回の週次レビューは、収集のプロセスに30分、整理のプロセスに30分、合計で1時間かかりました。

週次レビューを行うと、机の上の受信箱、Outlookのメモなど、あらゆる受信箱の中身がすべて空っぽになります。情報や仕事がしかるべき場所に保管され、来週やるべきことが手帳に書き込まれた状態です。

週次レビューを終えると、肩の荷が下りたというか、見通しがついたというか、頭の中が軽くなったような爽快感を覚えます。おかげで週末はゆったり過ごせそうです。

頭の中がスッキリすると、どんどんアイディアが浮かんできます。いいアイディアは忘れずメモを取り、受信箱に放り込んでおけば安心です。この「信頼できるシステムを持っているという安心感」が、GTDの一番のメリットだと思います。