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ライフハックや仕事術など、効率や生産性を上げるためのさまざまな工夫が、毎日のように紹介されています。それらの多くに共通するのは「無駄を省いて、シンプルに」することです。言葉自体は古くさいのですが、やはり仕事の基本は「整理整頓」だということでしょうか。

ブログ「Zen Habits」に掲載された「21 Easy Hacks to Simplify Your Life」という記事では、生活をよりシンプルにするための21の簡単な方法が紹介されています。参考になることが多かったので、意訳しながらまとめてみました。

生活をシンプルにするための21の方法

(1) いらないものは3つの箱に整理する。 部屋や戸棚、引き出しなどを片付けるときには「捨てる」「あげる（寄付・下取り・フリマ）」「たぶん捨てる」の3つの箱を用意して、いらないものを分類します。「たぶん捨てる」箱は数ヶ月後に中身をチェックしましょう。

(2) ジャマが一切入らない場所や時間を確保する。何かに集中するとき、電話、電子メール、同僚、子供、家族、メッセンジャー、Twitter、Webサーフィンなど、何者にもジャマされない場所があると便利です。あるいは、電話やメールを一切使わない「集中タイム」を確保するのも効果的です。

(3) 人生で大切なもののリストを作る。やることが多くて圧倒されていると感じるときは、あなたが今、人生で一番大切にしているものを3つか4つリストにしてみましょう。現在の私のリストは「書くこと、読むこと、走ること、家族と過ごすこと」です。このリストを見ると何を優先すべきかを思い出すことができます。

(4) 今週は仕事を断る。仕事が多すぎると感じたら、今週はもう、仕事を新しく引き受けないようにして、目の前のタスクに集中しましょう。断れないものについては、今週中に終わらせなければならない仕事があることを伝え、来週に延ばしてもらうよう頼んでみましょう。

(5) スケジュールを空けておく。スケジュールがびっしり埋まっている人にお勧めです。「その日は会えないので、その日に電話で進捗について話をしましょう」と言って、アポイントメントを入れない時間帯を作りましょう。予定を大きく開けておけば、重要な仕事におちついて取りかかれます。もし誰かに会う必要があれば、電話をかけて、こちらから会いに行きましょう。

(6) 1度に1つの仕事に集中する。レポートを書いているのなら、その仕事に集中しましょう。電子メールを処理しているのなら、電子メールをすべて処理し終えるまで、他のことに手をつけないようにします。ひとつの仕事に集中し、それを終えてから、次の仕事にとりかかる。試しに1日やってみて、うまくいけば、続けてみましょう。

(7) 1日のはじまりは静かに。簡単ですが効果は絶大。1日のはじまりを静かに過ごしましょう。読書しながらコーヒーを読んだり、朝日を眺めたり、ヨガをしたり、ランニングやウォーキングでもかまいません。10分間でも1時間でもOKです。

(8) 7種の食物のみ摂る。健康に過ごしたいと思うなら、食事にも気を配りましょう。果物、野菜、全粒粉や玄米、良質なタンパク質、ミネラル、豆類や木の実、良質な脂肪分など。簡単なメニューでいいので、なるべく自炊をしましょう。

(9) ペーパーレスを心がける。資料などをなるべく電子メールで送ってもらうようにし、ペーパーレス化を心がけましょう。紙で送られたきたファイルは、捨てるか、スキャンして保管するようにしましょう。

(10) 不要なメディアから遠ざかる。TVやDVD、新聞や雑誌、インターネットなどで時間をつぶしていませんか。そうした時間を節約すれば、もっと有意義なことに使う時間が増えます。ただし、好きで見ているTV番組や、趣味の雑誌などを無理に削る必要はありません。

(11) 3つのタスクを選ぶ。ToDoリストが長くなりすぎたら、その中から、今日中にやっておきたい重要な仕事を3つ選び出します。緊急でなくとも、今後の仕事に大きな影響があるタスクを選びます。他の仕事に取りかかる前に、何はともあれその3つの仕事を終わらせてしまいましょう。

(12) プロジェクトは1つずつ進める。あなたは今、いくつのプロジェクトを進めていますか？ 多すぎると感じたら、ひとつのプロジェクトに集中しましょう。その仕事をできるだけ速くおわらせてから、次のプロジェクトにかかりましょう。

(13) メールは5文以内で書く。電子メールを書く時間を短縮するために、メールの文章を短くしましょう。そうすると自然に、重要なポイントだけを簡潔に記したわかりやすいメールが書けます。

(14) 30日ルールで衝動買いを抑える。「これ、欲しい！」と思ったら、まずその品物を「30日リスト」に追加しましょう。30日後にリストを見て、まだその品物を欲しいと思っていたら購入を検討しましょう。衝動買いがだいぶ減ります。

(15) 洋服は2〜3色にする。色んな服を集めるのが好きな人には向きませんが、私はクローゼットの中身を「黒、青、灰色、緑」で統一するようにしています。コーディネートも楽ですし、服の数も少なくて済みます。

(16) 1つ入れたら2つ出す。何か1つ家の中に持ち込んだら、2つ外に出すようにします。何かを買っていくうちに、モノが増えていくのを防げます。

(17) 週に4日しか働かない。もし可能なら、5日ではなく4日、あるいは8時間ではなく6時間など、仕事にかける時間を短くしてみましょう。「週5日でもギュウギュウに忙しいのに、4日に縮めるなんてとても出来ない！」と嘆いているあなたには、「仕事は、時間があるだけ増える」という言葉を贈ります。逆を言うと、時間を縮めると、仕事もそれにあわせて縮んで来るのです。週に4日しか働かないとなれば、重要な仕事から期限通りに仕上げるようになり、それ以外の仕事は他人に振ったり、アウトソースしたり、自動化したり、省略したりするようになるのです。

(18) 早期退職を考える。過激な発想かもしれませんが、例えば、来年、退職することを想像してみましょう。5年後でも、10年後でもかまいません。そうすると、退職後に必要な資金を貯めておこうと思うでしょう？　つまりこれは、欲しいモノを今すぐ買うか、それともガマンして貯金しておくかという選択のチャンスなのです。

(19) 収納場所を少なくする。押し入れや物置、屋根裏やガレージや戸棚がいっぱいになっていませんか？　モノが多ければ多いほど、探したり、整頓したり、処分したりと必要な作業も増えます。収納場所そのものを少なくしましょう。例えば、私の机には引き出しがありません。

(20) 情報量を制限する。メール、メーリングリスト、RSSフィード、ニュースなど、入ってくる情報を制限する方法を検討しましょう。読まないメールや重要でないメールは、フィルタリング処理を行って目に触れないようにします。また、不要なCCメールを送らないよう同僚に声をかけておきます。

(21) 送信するメールは1日5通まで。私の場合は、重要なメールを5通選んで返信する、それだけです。それ以外のメールは、明日以降に返信するか、返信しません。しばらくこの方法を続けてみて、すべてのメールに返事を出す必要はないのだと気づきました。

（Zen Habits, 21 Easy Hacks to Simplify Your Life より）

いかがでしたか

個人的には「(14) 30日ルールで衝動買いを抑える」「(16) 1つ入れたら2つ出す」が気に入りました。気になった方法を、1つか2つずつ試してみるといいかもしれませんね。

「産業保健マーケティング」という本に「70%予定管理法」という時間管理法が紹介されています。気がつくと予定表がギュウギュウになっている人、常に仕事に追われていて余裕が無いと感じている人に大変おすすめの方法です。

■70%予定管理法の2つのポイントとやりかた

70%予定管理法のポイントは「作業時間の集中力を高めるため、仕事の整理や準備、小休止を行う合間時間を設けること」「今はまだ見えていない仕事のために、時間を確保しておくこと」の2つです。

(1) 作業時間(70%)と合間時間(30%)を必ず組み合わせる

1時間の会議であれば、その後に25分の合間時間を組み合わせて予定を組みます。2時間の仕事は、1時間24分の作業時間と36分の合間時間と考えます。合間時間には仕事の片付けや整理、小休止とクールダウン、次の仕事の準備などを行います。

(2) 来月の予定を立てるとき、30%の空き時間を確保する

来月の予定を立てるとき、今はまだ見えていなくても、そのうち出てくるいろいろな仕事のために、稼働時間の30%にあたる時間を空白のまま残しておきます。
　　

(3) 今月～来週の予定を立てるとき、9%の空き時間を死守する

当月や前の週になると、30%の空き時間にも追加の予定が入ってきます。残り時間が20%を切った時点で、予定の見直しを行い、残り9%の時間を当日までなるべく死守します。
　　

(4) 残りの9%は今週や当日の突発的な出来事のために使う

9%の空き時間があれば、突発的な出来事にも余裕をもって対応できます。

■「そんなの理想に過ぎないでしょ」と言う前に

70%予定管理法を紹介すると、たいてい「実行できれば理想的だけど、そんな職種は限られてるでしょ」という反応が返ってきます。そういう感想を抱く気持ちはよくわかります。しかし、もう少しこの方法を理解すれば、自分の仕事に応用できそうだと思えるかもしれません。

オフィスワークの前後には、書類や資料を準備する時間、書類や資料を片付ける時間、トイレに行ったりコーヒーを入れたりする時間、ぼんやりしている時間などが存在しています。つまり、私たちが見かけ上「1時間の仕事」だと思っていた時間は、「45分の作業時間と15分の合間時間」に区別できるのです。時間の区切り方は「集中力を高める 48分:12分 時間活用法」のように、80%と20%、あるいは75%と25%でもいいと思います。

また、予定表の30%、9%の空き時間を確保することに対して「仕事が進まないのではないか」「予定表が埋まっていないと不安だ」と思う人もいるでしょう。しかし、予定がぎゅうぎゅうに詰まっているときこそ、今の仕事の進め方が本当に効率的なのか、質の高いサービス(成果)を安定して提供できているか、今後を見据えた戦略的な仕事や能力開発ができているか、見直す必要があるようにも感じます。

■「70%予定管理法」を実践してみて

最初は、合間時間を取ることで「見かけ上の仕事時間」が少なくなり、仕事のペースが落ちるのでは心配していました。実際にはそんなこともなく、思った以上に仕事がはかどりました。合間時間にしっかりクールダウンすると疲れが残らず、集中力を保つことができます。また、前日や当日に急な相談が入ることも結構あるので、そんな時は残り9%の空き時間が実に役立ちました。

ただ、最近は担当する仕事量が増えてきており、来月の予定を立てた時点で、すでに空き時間が15%を切っているのが悩みです。とりあえず稼働時間を増やすことで対応していますが、仕事のまとめ方、周囲との分担のやり方など調整が必要なようです。時間管理を行うためには、1日の作業時間を細かく記録しておくと参考になります。次回は、私が行っている作業時間のお手軽な記録法をご紹介しようと思います。