引き出しの中、きれいに整理整頓されていますか？ 何でもかんでも詰め込んで、ぐちゃぐちゃになっていませんか？ そんな引き出しの整理に役立つ「ここじゃない袋」の使い方を説明します。
(1) 大きめのゴミ袋などを2つ用意する
(2) 引き出しの中の「ここにあるべきじゃない」と思ったものを、どんどん袋に詰めていく。「これはゴミ」だと思ったら、もう一つの袋につめる。
どうですか？たった2つのステップで引き出しの中はすっきり、物が減って見通しがよくなったでしょう。「ここじゃない袋」に入れた品物は、次のステップで整理整頓しましょう。
(3) 「ここじゃない袋」の中身を場所ごとに分類し、それぞれ片付ける。
(4) 捨てる物は「ゴミ袋」へ。迷った物は「しばらく寝かせておく」袋へ。
「しばらく寝かせておく袋」の中身は、3ヶ月後や半年後にチェックして、必要ない物は捨ててしまいます。
引き出しの中は、物が少ないほど探しやすく、取り出しやすくなります。引き出しの中がゴチャゴチャしてきたら「ここじゃない袋」の出番です。
会社の防災訓練の一貫として、東京消防庁が管轄する本所防災館に行ってきました。さまざまな状況を実際に体験しながら、災害やその対策について学べる施設です。
すさまじかったのが暴風雨体験。風速30〜50メートルの環境を体感できます。平和な日常にゆるみきっていた参加者は、まさに強烈な洗礼をうけることになりました。
始まる前は、みんなわりと余裕の表情なのですが、機械のスイッチが入ったら、もう、顔を上げることすらできず、ひたすら手すりにつかまるのみ。
しっかりしたレインコートと長靴を借りているのですが、手首のマジックテープの隙間などから、容赦なく雨が吹き込んできます。何とかしたいと思っても身動きひとつとれず、なすすべがありません。
「教訓：暴風雨の時はおさまるまで屋内にとどまること。」
ビルで火災が起きた時には、煙が広がるのを防ぐために「防火壁」「防火シャッター」が閉まります。しかし、もしも火事の現場と同じフロアにいた場合は、煙をよけるために低い姿勢をとりながら、非常階段まで逃げる必要があります。そうした状況を体験できるのが「煙体験コーナー」。
電気の消えたビル内は迷路さながら。非常誘導灯を頼りに進まなければいけません。練習用の煙でも吸い込むと猛烈に息苦しく、低い姿勢をとりながら、ハンカチで口元をしっかりと抑えます。
「教訓：ハンカチやタオルを携帯すべし。」
強烈に脳天を揺さぶられたのが「地震体験コーナー」。過去の地震の揺れを再現することもできます。これも、始まる前はみんな「どこまで立っていられるかな？」と笑顔なのですが、いったん揺れが始まると、それどころじゃありません。テーブルの下に身を隠し、テーブルの脚をつかむのに必死。
油断すると、テーブルの下から投げ出されそうになります。膝の下に青いマットをひいてあるのは「揺れが激しいので、膝をすりむいたり、ズボンが破れるおそれがあるから」だそうです。地震、おそるべし。家具の固定や書類の整理整頓を本気で考えようと思いました。
「教訓：地震がおきたらまず机の下に身を隠せ」
帰り道、みんな口々に「強烈な体験だったねえ」「来年も、メンバーを変えて参加したいねえ」「整理整頓が苦手な人にこそ、ぜひ震度7を体験してほしいねえ」と、安堵まじりの感想をもらしておりました。
ライフハックや仕事術など、効率や生産性を上げるためのさまざまな工夫が、毎日のように紹介されています。それらの多くに共通するのは「無駄を省いて、シンプルに」することです。言葉自体は古くさいのですが、やはり仕事の基本は「整理整頓」だということでしょうか。
ブログ「Zen Habits」に掲載された「21 Easy Hacks to Simplify Your Life」という記事では、生活をよりシンプルにするための21の簡単な方法が紹介されています。参考になることが多かったので、意訳しながらまとめてみました。
(1) いらないものは3つの箱に整理する。 部屋や戸棚、引き出しなどを片付けるときには「捨てる」「あげる（寄付・下取り・フリマ）」「たぶん捨てる」の3つの箱を用意して、いらないものを分類します。「たぶん捨てる」箱は数ヶ月後に中身をチェックしましょう。
(2) ジャマが一切入らない場所や時間を確保する。何かに集中するとき、電話、電子メール、同僚、子供、家族、メッセンジャー、Twitter、Webサーフィンなど、何者にもジャマされない場所があると便利です。あるいは、電話やメールを一切使わない「集中タイム」を確保するのも効果的です。
(3) 人生で大切なもののリストを作る。やることが多くて圧倒されていると感じるときは、あなたが今、人生で一番大切にしているものを3つか4つリストにしてみましょう。現在の私のリストは「書くこと、読むこと、走ること、家族と過ごすこと」です。このリストを見ると何を優先すべきかを思い出すことができます。
(4) 今週は仕事を断る。仕事が多すぎると感じたら、今週はもう、仕事を新しく引き受けないようにして、目の前のタスクに集中しましょう。断れないものについては、今週中に終わらせなければならない仕事があることを伝え、来週に延ばしてもらうよう頼んでみましょう。
(5) スケジュールを空けておく。スケジュールがびっしり埋まっている人にお勧めです。「その日は会えないので、その日に電話で進捗について話をしましょう」と言って、アポイントメントを入れない時間帯を作りましょう。予定を大きく開けておけば、重要な仕事におちついて取りかかれます。もし誰かに会う必要があれば、電話をかけて、こちらから会いに行きましょう。
(6) 1度に1つの仕事に集中する。レポートを書いているのなら、その仕事に集中しましょう。電子メールを処理しているのなら、電子メールをすべて処理し終えるまで、他のことに手をつけないようにします。ひとつの仕事に集中し、それを終えてから、次の仕事にとりかかる。試しに1日やってみて、うまくいけば、続けてみましょう。
(7) 1日のはじまりは静かに。簡単ですが効果は絶大。1日のはじまりを静かに過ごしましょう。読書しながらコーヒーを読んだり、朝日を眺めたり、ヨガをしたり、ランニングやウォーキングでもかまいません。10分間でも1時間でもOKです。
(8) 7種の食物のみ摂る。健康に過ごしたいと思うなら、食事にも気を配りましょう。果物、野菜、全粒粉や玄米、良質なタンパク質、ミネラル、豆類や木の実、良質な脂肪分など。簡単なメニューでいいので、なるべく自炊をしましょう。
(9) ペーパーレスを心がける。資料などをなるべく電子メールで送ってもらうようにし、ペーパーレス化を心がけましょう。紙で送られたきたファイルは、捨てるか、スキャンして保管するようにしましょう。
(10) 不要なメディアから遠ざかる。TVやDVD、新聞や雑誌、インターネットなどで時間をつぶしていませんか。そうした時間を節約すれば、もっと有意義なことに使う時間が増えます。ただし、好きで見ているTV番組や、趣味の雑誌などを無理に削る必要はありません。
(11) 3つのタスクを選ぶ。ToDoリストが長くなりすぎたら、その中から、今日中にやっておきたい重要な仕事を3つ選び出します。緊急でなくとも、今後の仕事に大きな影響があるタスクを選びます。他の仕事に取りかかる前に、何はともあれその3つの仕事を終わらせてしまいましょう。
(12) プロジェクトは1つずつ進める。あなたは今、いくつのプロジェクトを進めていますか？ 多すぎると感じたら、ひとつのプロジェクトに集中しましょう。その仕事をできるだけ速くおわらせてから、次のプロジェクトにかかりましょう。
(13) メールは5文以内で書く。電子メールを書く時間を短縮するために、メールの文章を短くしましょう。そうすると自然に、重要なポイントだけを簡潔に記したわかりやすいメールが書けます。
(14) 30日ルールで衝動買いを抑える。「これ、欲しい！」と思ったら、まずその品物を「30日リスト」に追加しましょう。30日後にリストを見て、まだその品物を欲しいと思っていたら購入を検討しましょう。衝動買いがだいぶ減ります。
(15) 洋服は2〜3色にする。色んな服を集めるのが好きな人には向きませんが、私はクローゼットの中身を「黒、青、灰色、緑」で統一するようにしています。コーディネートも楽ですし、服の数も少なくて済みます。
(16) 1つ入れたら2つ出す。何か1つ家の中に持ち込んだら、2つ外に出すようにします。何かを買っていくうちに、モノが増えていくのを防げます。
(17) 週に4日しか働かない。もし可能なら、5日ではなく4日、あるいは8時間ではなく6時間など、仕事にかける時間を短くしてみましょう。「週5日でもギュウギュウに忙しいのに、4日に縮めるなんてとても出来ない！」と嘆いているあなたには、「仕事は、時間があるだけ増える」という言葉を贈ります。逆を言うと、時間を縮めると、仕事もそれにあわせて縮んで来るのです。週に4日しか働かないとなれば、重要な仕事から期限通りに仕上げるようになり、それ以外の仕事は他人に振ったり、アウトソースしたり、自動化したり、省略したりするようになるのです。
(18) 早期退職を考える。過激な発想かもしれませんが、例えば、来年、退職することを想像してみましょう。5年後でも、10年後でもかまいません。そうすると、退職後に必要な資金を貯めておこうと思うでしょう？ つまりこれは、欲しいモノを今すぐ買うか、それともガマンして貯金しておくかという選択のチャンスなのです。
(19) 収納場所を少なくする。押し入れや物置、屋根裏やガレージや戸棚がいっぱいになっていませんか？ モノが多ければ多いほど、探したり、整頓したり、処分したりと必要な作業も増えます。収納場所そのものを少なくしましょう。例えば、私の机には引き出しがありません。
(20) 情報量を制限する。メール、メーリングリスト、RSSフィード、ニュースなど、入ってくる情報を制限する方法を検討しましょう。読まないメールや重要でないメールは、フィルタリング処理を行って目に触れないようにします。また、不要なCCメールを送らないよう同僚に声をかけておきます。
(21) 送信するメールは1日5通まで。私の場合は、重要なメールを5通選んで返信する、それだけです。それ以外のメールは、明日以降に返信するか、返信しません。しばらくこの方法を続けてみて、すべてのメールに返事を出す必要はないのだと気づきました。
（Zen Habits, 21 Easy Hacks to Simplify Your Life より）
個人的には「(14) 30日ルールで衝動買いを抑える」「(16) 1つ入れたら2つ出す」が気に入りました。気になった方法を、1つか2つずつ試してみるといいかもしれませんね。
週末にGTD勉強会に参加し、ある方の仕事道具やタスク管理、情報管理の実例を見せていただきました。人の仕事道具を生で見られるというのは、とても刺激的な体験です。「あ、これいいな！」と思ったことを、さっそくマネしてみることにしました。
(1) 角形2号封筒を使ったファイリング
これまで、「個別フォルダ」を使い、インデックスには「か 確定申告07年」というラベルを貼って50音順に並べて管理していました。ところが、(1) 個別フォルダのリサイクルをするとき、ラベルを剥がすのが面倒くさい、(2) 剥がし跡のついた個別フォルダはみすぼらしい、(3) ラベルの文字数がインデックスの幅に制限される、という3つの欠点があったため、「ファイルしたいときに気軽にファイルするかどうか、少し迷う」という大きな問題点がありました。
■左：個別フォルダを使った整理法、右：角形封筒を使った整理法
そこで、先日の勉強会で紹介されていた「A4角形封筒を使う方法」を試してみました。近所の文房具屋で100枚入りの封筒をゲットしてきました。A4の書類を横向きで整理するために、封筒の口の部分を2cm分ほど切り落とします。
インデックスには「確定申告（07年）080410」のように、6桁のタイムスタンプを入れます。「気軽にファイリングして、いらなくなったらどんどん捨てる」ために、ファイルは「使った資料を手前にして並び替える」という、押し出し式の時系列管理をすることにしました。
A4サイズ未満の書類（伝票やレシートや切符など）は、クリアファイルに入れてから封筒にいれると、取り出しやすく、紛失を防ぐことができます。
角形封筒（100枚で500〜1000円）は、個別フォルダ（100枚で2500〜3000円）と比べると手に入りやすく、低コストです。いらなくなった書類を封筒ごと処分することもできます。書類のはみ出しもないため、見た目もスッキリしました。「すばやく」「キレイに」「手間をかけず」「気持ちよく」というのがファイリングを長続きさせるコツですね。
(2) 43 Folders
43 Foldersとは、「1月〜12月」と「1日〜31日」というラベルを貼った43枚の個別フォルダを用いて、日付に関係する書類やタスクを管理する方法です。例えば、15日に振り込む予定の伝票があれば「15日」のフォルダに放り込んでおきます。20日に作業したい書類があれば「20日」のフォルダに入れ、来月に取りかかりたい仕事のメモであれば「9月」のフォルダに入れておきます。
すると、その日に処理する書類が、その日付のフォルダに必ず入っているという状態になっています。毎朝、一番手前のフォルダの中身をチェックするだけで、ほとんどの仕事の「締め切り」を確実に管理できます。
■打ち出したラベルをあらかじめ切り分けておくと作業がはかどる
「1 2 3 4 ……」という長いラベルを出力して、それぞれ切り分けておき、最後にまとめて貼りつけると簡単です。自宅用と会社用の2セットを作る作業も、この方法だと40分ほどで終わりました。ボックス1箱におさまる43枚のフォルダが、これからどんなふうに活躍してくれるのか、とても楽しみです。
引っ越しが終わりました！ 今度のおうちは収納が少ないので、引っ越し前にずいぶんとモノを減らしてきました。モットーは「Simple & Clean」な生活。ゴチャゴチャの元凶となるケーブルや小物をすっきりと片付けるため、今回はいろいろな小道具に活躍してもらいました。
上の写真は、引っ越し直後のいちばんキレイな状態を、超広角レンズで写したものです。写真に写らないところに、ゴミ袋が積んであります（笑）。天井照明がまだ届いていないので、電気スタンドを総動員しているのですが、期せずしてムード満点になってしまいました。こういうのもいいですね。
PCまわりもこんな感じ。無線LAN接続のプリンタは戸棚の中に隠してあります。今後、何かを買うときは「本当にそれが必要か」「もっと小さいモノは無いか」「使わないときは収納できるか」「ワイヤレスにならないか」などなど、しっかり検討しつつ「すっきりクリーンな生活」を維持していきたいと思います。
著者：難波 克行 ガジェット好きでギークな産業医・医師・医学博士