デジタルカメラをプロジェクタに接続し、会場の様子やセミナー参加者の表情をスクリーンに写しながら行う、参加型の楽しい社内研修を実施しました。

研修テーマは「インフルエンザ対策」。一般の従業員に「熱があったら出社しない」「手をひんぱんに洗う」「咳が出たらマスクをつける」という基本的な衛生習慣を十分に印象づけることが目的です。クイズや体験学習などを盛り込んだ参加型のプログラムを作りました。

しかし、100人以上が集まる大きな会場では、せっかく壇上に上がってもらった参加者の様子も、後ろの席からはよく見えません。そこで、壇上の様子をカメラで撮影し、その映像をスクリーンに大写しにすることにしました。

といっても、特別な道具を使ったわけではなく、ふつうのデジカメを、デジカメ付属のビデオケーブルと延長ケーブルで会議室のプロジェクタに接続しただけです。

ありきたりの備品を使っただけの簡単な仕掛けでしたが、同僚の表情がスクリーンに大きく映し出されるという体験はとても面白いらしく、笑顔の絶えない楽しい研修となりました。

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新入社員は、会社の中でさまざまなストレスを感じるものです。ストレスに前向きに対処するための客観的な考え方や、困ったときに率直に上司に相談するためのコミュニケーションなど、DVD「新人・若手社員のセルフケア」を教材に用いて講演してきました。

新入社員の初期研修の期間は、重要なプログラムが目白押し。その中で、1時間も貴重な時間をいただいたので、張り切りって準備していきました。NHKの若手ビジネスマン向け情報番組「めざせ！会社の星」にタイトル画像を似せてみたり。困ったときに、少しでも今日の内容を思い出してくれるといいなあ。

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土曜日の朝、翌週のメンタルヘルス研修の準備をするために、pomeraとiPhoneをもって近くのコーヒーショップに向かいました。コーヒーショップの机は広くありませんがpomeraとiPhoneには十分です。

プレゼンテーションの画像をパラパラとめくりながら、アイディアをpomeraにメモしていきます。いろいろ考えた結果、最後のパートを見直すことにしました。ストーリーを3×3×3形式で書きあげます。スライドを作る前にじっくりとストーリーを練り上げるBeyondS Bullet Pointsメソッドは、pomeraとも相性がいいようです。

1時間ほど作業していたところ、電池切れの警告が表示されました。エネループ充電池でおよそ5日間使えたことになります。こんなに電池の持つガジェットは電子辞書以来です。予備の電池があるとより安心ですね。

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ある事業所でストレスマネジメントの講演をすることになりました。今回もBeyond Bullet Pointsメソッドを用いてプレゼンの準備をしたわけですが、時間がどの程度かかったのか、作業工程を振り返ってみることにしました。

1. 打ち合わせ（1時間）講演の目的など、先方の要望をうかがい、講演の内容を決定します。
2. 材料集め（3時間）参考資料を集め、盛り込む材料をマインドマップに整理します。
3. ストーリー作り（2時間）マインドマップを参考に、ストーリーの骨格を3×3×3形式で組み立てます。
4. セリフ録音（3時間）ストーリーを見ながら、実際に講演をしているつもりでボイスレコーダーに吹き込みます。
5. 書き起こし（4時間）録音を書き起こすことで、話し言葉に近い自然なセリフが書けます。
6. 推敲（2時間）書き起こしたセリフを印刷して推敲。1晩寝かせて2〜3回繰り返します。
7. 絵コンテ（2時間）ストーリーとセリフを見ながら、スライドの絵コンテを紙に描きます。
8. 素材集め（2時間）絵コンテを見ながら、写真やイラスト、図、グラフなどの素材を集めます。
9. スライド作成（3時間）PowerPointを立ち上げて、絵コンテに沿ってスライドを作ります。
10. セリフ修正（2時間）完成したスライドを再生しながら、再度セリフを修正します。
11. 配付資料作成（2時間）講演を要約したHand-outや実習プリント、アンケート用紙などを作ります。
12. リハーサル（2時間）リハーサルで時間配分や流れを確認し、セリフやスライドを修正します。
13. 資料送付（30分）スライドや配付資料のファイルを先方に送ります。

※講演の時間：50分〜55分
※ダイアログ：約14000文字
※スライド：39枚
※作業時間合計：28.5時間

自宅でダラダラやったせいか、かなり時間がかかっています。セリフをすべて書き起こすかわりに、箇条書きやマインドマップ形式でまとめたりすると、時間が短縮できるかもしれません。

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先週、滋賀県にある東レの瀬田工場に招かれ、管理監督者向けのメンタルヘルス講演を行いました。80名ほどの社員のみなさんに、管理監督者としてのメンタルヘルス不調の基礎知識と、早期発見・早期対応のポイントについて、グループワークを交えて紹介してきました。

さらに「メンタルヘルス不調を予防できる、健康な職場作り」をテーマに、「組織公平性」という考え方を軸にして、職場のストレス対策のポイントや、実際の改善事例の解説などを行いました。

組織公平性というのは、「うちの会社は公平な組織かどうか」という指標のことで、従業員のメンタルヘルスに大きな影響を与えます。結果の公平性よりもプロセスの公平性が重要視され、「意思決定の手続きが公平か」「意思決定者である上司の態度はどうか」という点に注目しています。

組織公平性の考え方は社員にとって理解しやすいため、職場のストレスについての理解を深めたり、職場環境改善を進めたりするいいツールになるのではないかと、今後の展開に期待しています。

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2008年5月27日から開催されていた人事・労務担当者向けセミナー「メンタルヘルスケア・ジャパン2008」で、メンタルヘルス不調の職場復帰をテーマに1時間しゃべってきました。

タイトルは「メンタルヘルス不調の職場復帰の諸問題とその対策　〜仕組みと人の両面から〜」です。うつ病の職場復帰について、各社のケースを紹介しながら、なぜうまく行かないのか、どうすればうまく行くようになるのか、「仕組み」と「人」の切り口から解説しました。

もちろん、発表の内容はBeyond Bullet Pointsメソッドで入念に組み立てたものです。先日紹介したテクニックを使って、KeynoteのスライドをPowerPointのファイルに変換して披露しました。プレゼン用のリモコンやペットボトルのボトルキャップも相変わらず大活躍です。

僕にとっては今回が初めての「有料セミナー」での発表。かなり緊張していたためか、終わったとたんにどっと疲れが……（笑）。今日はもう寝ようと思います。おやすみなさい。

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そんなときは「AutoMator」を使えば大丈夫。「プレゼンテーション：イメージスライドを作成」アクションを使えば、Keynoteから書き出した画像ファイルを、そのままPowerPointに変換できます。その手順を説明します。

(1) Keynoteで「ファイル > 書き出す…」を実行し、各スライドを画像として保存する。

(2) AutoMatorで「プレゼンテーション：イメージスライドを作成」アクションを使い、以下のようなアクションを実行する（※このアクションを実行するときは、Keynoteを起動して新規のファイルを開いておくこと）。

(3) 作成したスライドを「PowerPoint形式」で保存する。

これで完了。Keynoteのスライドがそのまま表示できるPowerPointファイルのできあがりです。美しいヒラギノフォントがそのまま使えるのはうれしいですね。注意点としては、ファイルサイズが少し大きくなることと、アニメーション効果がすべて「単純表示」になることです。

このやり方の応用として、PDFファイルからスライドを作成することもできます。まず、AutoMatorの「PDF：PDFを複数のイメージにする」アクションを使って、PDFファイルを画像ファイルに書き出し、その後で上記の手順を用います。

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とってもかわいらしい日本語かなフォント「ふい字フォント」を見つけました。手書き風のやさしい感じのフォント。上の画像は冗談としても、場所を選んで使えば、オフィスの中でも活用できそうです。

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Beyond Bullet Pointsメソッドの解説記事、第3回目です。前回まで「ストーリー、台本、絵コンテ」の作成について説明しました。今回はいよいよスライドの作成を行います。

● レイアウトはシンプルに、写真を多めに

スライドはシンプルな背景が一番です。単色か、薄いグラデーションにしましょう。装飾や色を使いすぎないよう注意し、ロゴマークなどを全てのページに入れるのも避けたほうがよいでしょう。

スライドの基本レイアウトは「タイトル」と「画像」です。タイトルには台本の見出しを使います。話す内容が要約されているので、聞き手の理解を助けるだけでなく、発表者が話題を見失わないようヒントを与えてくれます。画像は思い切って大きく使いましょう。画面いっぱいに広げても印象的です。

画像を探すにはオンラインの画像サービスが便利です。Microsoft Officeのユーザーであればオンラインクリップアートが利用できます。いろいろなキーワードで画像を検索してみましょう。

目次スライドを挿入したり、見出しスライドのレイアウトを統一しておくと、プレゼンテーションの進行状況がわかりやすくなります。

● アニメーション効果は最小に

スライド切り替え時のアニメーション効果は、なるべく使わないようにしましょう。複雑な図などは、説明にあわせて少しずつ表示するとわかりやすくなりますが、凝ったアニメーション効果は使わず、単純に「パッ、パッ」と表示させたほうが効果的です。

● 発表の時の工夫・配布資料

発表するときにはスライドを操作するリモコンを用意しましょう（ワイヤレスマウスでも代用できます）。演台の後ろでPCに張り付くのはやめ、聞き手の前に姿を現し、聞き手の方を見ながら話をしましょう。

発表者の顔がはっきりと見えるように、部屋を暗くしすぎないようにしましょう。BBPメソッドで準備したスライドは、明るい室内でもよく見えます。

基本的に、BBPメソッドでは配布資料を使いません。どうしても配布資料が必要なときは、PowerPointで「ノート」を選んで印刷するか、内容をまとめた資料を別に用意し、発表が終わった後で配ります（配布資料のサンプル）。時には、スライドに載せられない細かいデータなど配布することもあります。

● どう？できそう？

Beyond Bullet Pointsメソッドは、小手先のテクニックではありません。自分が伝えたいことを、聞き手にしっかりと伝えるための「準備のやり方」なのです。詳しく知りたい方はCliff Atkinsonの著書「beyond bullet points」をぜひお読みください。

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Beyond Bullet Pointsプレゼンメソッドの解説記事、第2回目です。前回の記事ではプレゼンの骨格となる「ストーリー」の組み立て方について説明しました。プレゼンの内容をストーリーとして整理することで、聞き手の心を動かすプレゼンができるのです。

今回は「台本」と「絵コンテ」の作り方について説明します。

●しゃべる内容を台本にする

たくさんの情報をスライドに詰め込んでしまうと、画面を読み上げるだけのプレゼンになりがちです。プレゼンの内容（ストーリー）は発表者の言葉で語るものです。BBPメソッドでは、しゃべる内容をスライドに書き込むのではなく、あらかじめ台本として準備します。

●何を見せながら何をしゃべるか

台本を作るには、WordのアウトラインモードやPowerPointのノート画面などを使います。ストーリーの内容を見出しにして、何を見せながら何をしゃべるのかを考えながら、台本を書いていきます。

プレゼンの目的を考えながら、情報を詰め込みすぎないように気をつけましょう。しゃべる内容に合わせて、必要があればスライドのタイトルも変更します。

●自分の言葉で生き生きと語ろう

台本を作るポイントは、書き言葉ではなく自分自身の話し言葉で書くことです。難しい言い回しはなるべく避け、聞き手が理解できるような言葉を選びます。

（書き言葉の例）「本日のプレゼンの内容」
コミュニケーションや人間関係の問題は目に見えません。こうした問題を可視化する2つの図解ツールをご紹介いたします。これらは問題点や課題を図式化することで我々の理解を助けてくれます。これらのツールは、利用者が自己理解を深めることにより人間関係等の問題解決を補助するものです。

（話し言葉の例）「問題を見える化するツールを2つ紹介します」
コミュニケーションや人間関係の問題、これは目に見えないものです。こうした目に見えない問題を「見える化」するツールを、今日は2つご紹介します。こうしたツールを使って、問題点をわかりやすく図に整理したり、自分自身への理解を深めていけば、問題を解決する大きな助けになります。

（話し言葉の例）「問題を見える化するツールを2つ紹介します」
コミュニケーション……人間関係……難しいですね。何が難しいっていうと……「目に見えない」ことが、いちばんやっかいです。目に見えない問題を解決するには、どうしたらいいか？……そう……「見える化」してやればいいんです。今日は、そのための便利なツールを2つ、ご紹介します。こうしたツールを使って、問題点をわかりやすく図に整理したり、自分自身への理解を深めていけば……問題を解決する、大きな助けになります。

台本ができたら声に出して読んでみましょう。ストーリーはわかりやすく伝わってきますか？ ストーリーはあなた自身の言葉で語られていますか？

台本の見出しはスライドのタイトルにも使います。スライドのタイトルは、聞き手の理解を助けるだけでなく、発表者が台本を思い出す手がかりにもなります。内容を適切に要約するよう気を配りましょう

●台本ができたら絵コンテを作る

台本ができたら、スライドの絵コンテを描きます。スライドと同じ形の長方形を印刷したものに、スライドのラフスケッチを書き込んでいきます（絵コンテ用紙をダウンロード）。

スライドのタイトルには台本の見出しをそのまま使います。スライドの中身には1つか2つの文字や画像のみを用います。詳細なデータは配布資料にのせ、スライドにはデータから読み取れる「意味」を示しましょう。

話す内容とスライドの内容はなるべく一致させます。複雑な内容を説明するときには、すべての情報を一度に表示するのではなく、説明にあわせて少しずつ表示します。話す内容に注意を向けて欲しいときには、思い切って白紙のスライドを用いましょう。

●次回はスライド作り

台本を見ながら、納得がいくまで絵コンテを修正しましょう。次回はいよいよ発表用のスライドを作っていきます。シンプルで力強いデザインのコツや、写真の活用方法について説明します。

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