今年の新入社員に「ストレスと上手に付き合うスキル」というテーマで、1時間の研修を行ってきました。
新入社員は、会社の中でさまざまなストレスを感じるものです。ストレスに前向きに対処するための客観的な考え方や、困ったときに率直に上司に相談するためのコミュニケーションなど、DVD「新人・若手社員のセルフケア」を教材に用いて講演してきました。
新入社員の初期研修の期間は、重要なプログラムが目白押し。その中で、1時間も貴重な時間をいただいたので、張り切りって準備していきました。NHKの若手ビジネスマン向け情報番組「めざせ！会社の星」にタイトル画像を似せてみたり。困ったときに、少しでも今日の内容を思い出してくれるといいなあ。
「職場のメンタルヘルスの問題を何とかしたい」「ストレスの少ない、みんなが生き生きと働ける職場を作りたい」という声をよく聞きます。しかし、なかなかいい方法が見つからず、みなさん苦労しているようです。
職場のストレスを軽減するための方法はいくつもありますが、中でも、最も効果的な方法のひとつが「オフィスの整理整頓」だと言ったら、みなさん驚かれるでしょうか。
整理整頓ができていないオフィスでは「何がどこにあるのかわからず、仕事が進みにくい」「作業場所が狭くて仕事がしづらい」「共有の文具がいつも行方不明になっている」「書類を回覧しているうちに、どこにいったかわからなくなる」「大事な情報が見つからない、うまく共有できない」「担当者が変わると、何がどこにあるかわからなくなる」など、仕事がスムーズに進まず、イライラがつのり、人間関係までぎくしゃくすることがあります。
オフィスの整理整頓の目標は「何がどこにあるのか、みんなが分かるようにすること」、「共有管理／個人管理／私物を区別すること」、「作業場所／保管場所／一時保管場所を区別すること」です。
工場などでは、ドラム缶1本、スパナの1本、ネジの1本にいたるまで、工具の置き場所がそれとわかるように表示されています。そのおかげで、誰がいつ工具を使っても、元の場所にきちんと戻すことができ、気持ちよく仕事ができるのです。オフィスでもそうした「わかりやすい表示」を見習うべきです。
また、特に注意が必要なのが「私物の管理」です。例えば、ある人の私物が共有場所にいつも置かれていたり、私物ロッカーの割り当てがあいまいだったりすると、そこに「見えない序列」が生まれ、不公平やいじめの温床になることもあります。私物を置く場所は、全員に公平に確保しましょう。
また、会社の「健康管理室」は、従業員の健康情報というプライバシー性の高い情報を管理しているだけに、特別な情報管理と整理整頓の徹底が必要です。しかし実際のところは、総務や人事の目が届かないブラックボックスになりがちで、フタを開けてみてびっくり……なんてこともあります。
「最近、職場の雰囲気が…」「どうも仕事が非効率的で…」とお悩みの方に「文書管理キャンペーン」はいかがでしょうか。みんなで汗を流して、古くなった書類を片付け、すっきりとした風通しのよい職場を作りましょう。
仕事術GTD（Getting Things Done）の教えの中に「ファイリングにはラベルライターを使うこと」というアドバイスがあります。手書きの文字でラベリングするよりも、ずっと美しくて、気持ちよく整理できるんです（例1、例2）。
ファイリングの一番の敵は「面倒くさくなって先送りしてしまうこと」。パソコンと接続できるラベルライターを使うと、ファイリングのハードルを下げることができます。
思い切って、PCやMacと繋げられるテプラ SR3700Pを買ってみました。付属のCD-ROMからラベル印刷ソフトとドライバーをインストールしたら、すぐに使えるようになります。
Mac用のラベル印刷ソフトは機能が少ないのですが、上のようなラベルならあっという間に作れます。プリンタ解像度も270×192dpiと高いので、文字もなめらか。ますますファイリングが楽しくなりました！
そうそう、2月には、ブラザーからもPC/Macに対応したラベルライター・ピータッチ2430PCが発売されるそうです。
ライフハックや仕事術など、効率や生産性を上げるためのさまざまな工夫が、毎日のように紹介されています。それらの多くに共通するのは「無駄を省いて、シンプルに」することです。言葉自体は古くさいのですが、やはり仕事の基本は「整理整頓」だということでしょうか。
ブログ「Zen Habits」に掲載された「21 Easy Hacks to Simplify Your Life」という記事では、生活をよりシンプルにするための21の簡単な方法が紹介されています。参考になることが多かったので、意訳しながらまとめてみました。
(1) いらないものは3つの箱に整理する。 部屋や戸棚、引き出しなどを片付けるときには「捨てる」「あげる（寄付・下取り・フリマ）」「たぶん捨てる」の3つの箱を用意して、いらないものを分類します。「たぶん捨てる」箱は数ヶ月後に中身をチェックしましょう。
(2) ジャマが一切入らない場所や時間を確保する。何かに集中するとき、電話、電子メール、同僚、子供、家族、メッセンジャー、Twitter、Webサーフィンなど、何者にもジャマされない場所があると便利です。あるいは、電話やメールを一切使わない「集中タイム」を確保するのも効果的です。
(3) 人生で大切なもののリストを作る。やることが多くて圧倒されていると感じるときは、あなたが今、人生で一番大切にしているものを3つか4つリストにしてみましょう。現在の私のリストは「書くこと、読むこと、走ること、家族と過ごすこと」です。このリストを見ると何を優先すべきかを思い出すことができます。
(4) 今週は仕事を断る。仕事が多すぎると感じたら、今週はもう、仕事を新しく引き受けないようにして、目の前のタスクに集中しましょう。断れないものについては、今週中に終わらせなければならない仕事があることを伝え、来週に延ばしてもらうよう頼んでみましょう。
(5) スケジュールを空けておく。スケジュールがびっしり埋まっている人にお勧めです。「その日は会えないので、その日に電話で進捗について話をしましょう」と言って、アポイントメントを入れない時間帯を作りましょう。予定を大きく開けておけば、重要な仕事におちついて取りかかれます。もし誰かに会う必要があれば、電話をかけて、こちらから会いに行きましょう。
(6) 1度に1つの仕事に集中する。レポートを書いているのなら、その仕事に集中しましょう。電子メールを処理しているのなら、電子メールをすべて処理し終えるまで、他のことに手をつけないようにします。ひとつの仕事に集中し、それを終えてから、次の仕事にとりかかる。試しに1日やってみて、うまくいけば、続けてみましょう。
(7) 1日のはじまりは静かに。簡単ですが効果は絶大。1日のはじまりを静かに過ごしましょう。読書しながらコーヒーを読んだり、朝日を眺めたり、ヨガをしたり、ランニングやウォーキングでもかまいません。10分間でも1時間でもOKです。
(8) 7種の食物のみ摂る。健康に過ごしたいと思うなら、食事にも気を配りましょう。果物、野菜、全粒粉や玄米、良質なタンパク質、ミネラル、豆類や木の実、良質な脂肪分など。簡単なメニューでいいので、なるべく自炊をしましょう。
(9) ペーパーレスを心がける。資料などをなるべく電子メールで送ってもらうようにし、ペーパーレス化を心がけましょう。紙で送られたきたファイルは、捨てるか、スキャンして保管するようにしましょう。
(10) 不要なメディアから遠ざかる。TVやDVD、新聞や雑誌、インターネットなどで時間をつぶしていませんか。そうした時間を節約すれば、もっと有意義なことに使う時間が増えます。ただし、好きで見ているTV番組や、趣味の雑誌などを無理に削る必要はありません。
(11) 3つのタスクを選ぶ。ToDoリストが長くなりすぎたら、その中から、今日中にやっておきたい重要な仕事を3つ選び出します。緊急でなくとも、今後の仕事に大きな影響があるタスクを選びます。他の仕事に取りかかる前に、何はともあれその3つの仕事を終わらせてしまいましょう。
(12) プロジェクトは1つずつ進める。あなたは今、いくつのプロジェクトを進めていますか？ 多すぎると感じたら、ひとつのプロジェクトに集中しましょう。その仕事をできるだけ速くおわらせてから、次のプロジェクトにかかりましょう。
(13) メールは5文以内で書く。電子メールを書く時間を短縮するために、メールの文章を短くしましょう。そうすると自然に、重要なポイントだけを簡潔に記したわかりやすいメールが書けます。
(14) 30日ルールで衝動買いを抑える。「これ、欲しい！」と思ったら、まずその品物を「30日リスト」に追加しましょう。30日後にリストを見て、まだその品物を欲しいと思っていたら購入を検討しましょう。衝動買いがだいぶ減ります。
(15) 洋服は2〜3色にする。色んな服を集めるのが好きな人には向きませんが、私はクローゼットの中身を「黒、青、灰色、緑」で統一するようにしています。コーディネートも楽ですし、服の数も少なくて済みます。
(16) 1つ入れたら2つ出す。何か1つ家の中に持ち込んだら、2つ外に出すようにします。何かを買っていくうちに、モノが増えていくのを防げます。
(17) 週に4日しか働かない。もし可能なら、5日ではなく4日、あるいは8時間ではなく6時間など、仕事にかける時間を短くしてみましょう。「週5日でもギュウギュウに忙しいのに、4日に縮めるなんてとても出来ない！」と嘆いているあなたには、「仕事は、時間があるだけ増える」という言葉を贈ります。逆を言うと、時間を縮めると、仕事もそれにあわせて縮んで来るのです。週に4日しか働かないとなれば、重要な仕事から期限通りに仕上げるようになり、それ以外の仕事は他人に振ったり、アウトソースしたり、自動化したり、省略したりするようになるのです。
(18) 早期退職を考える。過激な発想かもしれませんが、例えば、来年、退職することを想像してみましょう。5年後でも、10年後でもかまいません。そうすると、退職後に必要な資金を貯めておこうと思うでしょう？ つまりこれは、欲しいモノを今すぐ買うか、それともガマンして貯金しておくかという選択のチャンスなのです。
(19) 収納場所を少なくする。押し入れや物置、屋根裏やガレージや戸棚がいっぱいになっていませんか？ モノが多ければ多いほど、探したり、整頓したり、処分したりと必要な作業も増えます。収納場所そのものを少なくしましょう。例えば、私の机には引き出しがありません。
(20) 情報量を制限する。メール、メーリングリスト、RSSフィード、ニュースなど、入ってくる情報を制限する方法を検討しましょう。読まないメールや重要でないメールは、フィルタリング処理を行って目に触れないようにします。また、不要なCCメールを送らないよう同僚に声をかけておきます。
(21) 送信するメールは1日5通まで。私の場合は、重要なメールを5通選んで返信する、それだけです。それ以外のメールは、明日以降に返信するか、返信しません。しばらくこの方法を続けてみて、すべてのメールに返事を出す必要はないのだと気づきました。
（Zen Habits, 21 Easy Hacks to Simplify Your Life より）
個人的には「(14) 30日ルールで衝動買いを抑える」「(16) 1つ入れたら2つ出す」が気に入りました。気になった方法を、1つか2つずつ試してみるといいかもしれませんね。
統括産業医の仕事をするようになって、社内・社外とやり取りをすることが急に増えました。しかし、慣れないことも多く、「わかりやすく」「簡潔で」「失礼のない」文書やメールを作成するには、かなりの時間と労力がかかっていました。
そこで先日「5分で送信！ビジネスメール速書き文例集（すばる舎）」という本を購入し、ビジネスメールの書き方について学ぶことにしました。
この本によると、ビジネスメールには「型」があるそうです。例えば「あいさつ、要件、詳細（記〜以上）」という基本構成を取り入れるだけでも、メール作成がずっと速くなりました。場面にふさわしい表現や言い換え例なども紹介されており、言い回しに悩むことも減りました。
電子メールは業務に欠かせないツールです。しかし、メール処理に時間をかけすぎていては、本来の仕事が進まないこともあります。限られた時間を有効に活用するためにも「正確でわかりやすいメールを短時間で書く」ことを心がけたいと思います。
この本、とても気に入ったので、会社用にもう1冊購入しました。
著者：難波 克行 ガジェット好きでギークな産業医・医師・医学博士