仕事術GTD（Getting Things Done）の教えの中に「ファイリングにはラベルライターを使うこと」というアドバイスがあります。手書きの文字でラベリングするよりも、ずっと美しくて、気持ちよく整理できるんです（例1、例2）。

ファイリングの一番の敵は「面倒くさくなって先送りしてしまうこと」。パソコンと接続できるラベルライターを使うと、ファイリングのハードルを下げることができます。

思い切って、PCやMacと繋げられるテプラ SR3700Pを買ってみました。付属のCD-ROMからラベル印刷ソフトとドライバーをインストールしたら、すぐに使えるようになります。

Mac用のラベル印刷ソフトは機能が少ないのですが、上のようなラベルならあっという間に作れます。プリンタ解像度も270×192dpiと高いので、文字もなめらか。ますますファイリングが楽しくなりました！

そうそう、2月には、ブラザーからもPC/Macに対応したラベルライター・ピータッチ2430PCが発売されるそうです。

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週末にGTD勉強会に参加し、ある方の仕事道具やタスク管理、情報管理の実例を見せていただきました。人の仕事道具を生で見られるというのは、とても刺激的な体験です。「あ、これいいな！」と思ったことを、さっそくマネしてみることにしました。

(1) 角形2号封筒を使ったファイリング

これまで、「個別フォルダ」を使い、インデックスには「か 確定申告07年」というラベルを貼って50音順に並べて管理していました。ところが、(1) 個別フォルダのリサイクルをするとき、ラベルを剥がすのが面倒くさい、(2) 剥がし跡のついた個別フォルダはみすぼらしい、(3) ラベルの文字数がインデックスの幅に制限される、という3つの欠点があったため、「ファイルしたいときに気軽にファイルするかどうか、少し迷う」という大きな問題点がありました。

■左：個別フォルダを使った整理法、右：角形封筒を使った整理法

そこで、先日の勉強会で紹介されていた「A4角形封筒を使う方法」を試してみました。近所の文房具屋で100枚入りの封筒をゲットしてきました。A4の書類を横向きで整理するために、封筒の口の部分を2cm分ほど切り落とします。

インデックスには「確定申告（07年）080410」のように、6桁のタイムスタンプを入れます。「気軽にファイリングして、いらなくなったらどんどん捨てる」ために、ファイルは「使った資料を手前にして並び替える」という、押し出し式の時系列管理をすることにしました。

A4サイズ未満の書類（伝票やレシートや切符など）は、クリアファイルに入れてから封筒にいれると、取り出しやすく、紛失を防ぐことができます。

角形封筒（100枚で500〜1000円）は、個別フォルダ（100枚で2500〜3000円）と比べると手に入りやすく、低コストです。いらなくなった書類を封筒ごと処分することもできます。書類のはみ出しもないため、見た目もスッキリしました。「すばやく」「キレイに」「手間をかけず」「気持ちよく」というのがファイリングを長続きさせるコツですね。

(2) 43 Folders

43 Foldersとは、「1月〜12月」と「1日〜31日」というラベルを貼った43枚の個別フォルダを用いて、日付に関係する書類やタスクを管理する方法です。例えば、15日に振り込む予定の伝票があれば「15日」のフォルダに放り込んでおきます。20日に作業したい書類があれば「20日」のフォルダに入れ、来月に取りかかりたい仕事のメモであれば「9月」のフォルダに入れておきます。

すると、その日に処理する書類が、その日付のフォルダに必ず入っているという状態になっています。毎朝、一番手前のフォルダの中身をチェックするだけで、ほとんどの仕事の「締め切り」を確実に管理できます。

■打ち出したラベルをあらかじめ切り分けておくと作業がはかどる

「1　2　3　4　……」という長いラベルを出力して、それぞれ切り分けておき、最後にまとめて貼りつけると簡単です。自宅用と会社用の2セットを作る作業も、この方法だと40分ほどで終わりました。ボックス1箱におさまる43枚のフォルダが、これからどんなふうに活躍してくれるのか、とても楽しみです。

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マインドマップを楽しく書こうと思ったら、色ペンをたくさん持っている必要があります。持ち運びやすく、ペンを取り出しやすく、モバイルワークにぴったりなのが「ペン立てになるペンケース Campus Petit CRITZ2」です（780円）。

ファスナーを開けて写真のように立てると、ペン立てとしてしっかり自立します。10本前後のペンを収納するのにちょうどいいサイズ。もう少し容量の大きい「Campus Petit CRITZ2 big」もあります。

同様の商品がKOKUYOからも出ているそうです（KOKUYO NEO CRITZ）。どちらの商品名にも「CRITZ」という単語が使われています。造語だと思うんですが、どういう意味なんでしょうね。

それで、これが、カラーペンを使って書いてみたマインドマップ。「生産性新聞」に連載している記事の構成を考えているときに作成したものです。なるべく元祖（トニー・ブザン流）に忠実なスタイルを心がけて書いてみました。もう少し文字の大小とか色とかを使った方がいいのかなあ。

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昨日「GTD勉強会」という集まりに参加してきました。GTDというのは「Getting Things Done」という、忙しい毎日に押し流されながらも、仕事を効率よく前に進めるためのタスク管理術＆情報管理術です。

GTDの特徴は「ツールは何を使ってもいいし、やり方も人それぞれ」なことです。現在、僕はOmniFocusというMacのソフトを使っています。しかし「職場など、Macが無いところではタスクを管理できない」、「タスクの重要度など、手書きや紙のような強弱が付けられない」という、ソフトウェアならではの不便を感じています。

昨日の勉強会では、ロディアのメモ帳を用いた「GTD+R」を実践している人が2人いらっしゃっいました。そこで、GTD+Rについて、その人なりの使いこなし方をいろいろとうかがい、さっそく僕もロディアのメモ帳（No.11）を買い込んで来たというわけです。

ちょうど今、OmniFocusからタスクをすべて転記したところです。今日のタスクの量がカードの厚みとして実感できること、カードに自由に書き込めること、カードを丸めて捨てられること、PCが無くてもタスクの見直し（レビュー）ができることなどが、紙を使ったGTDのいいところですね。しばらく、このポケットとロディアのメモ帳を使ってみようと思います。

（ミニ情報：GTD+Rのポケットを組み立てるときは、芯を出していないシャーペンを定規に当てて線をなぞっておき、山折り・谷折りの両方に折りグセを付けておくとカンタン！）

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ときどき、デスクトップに信じられないほどたくさんのファイルが散乱している人を見かけます。ファイル整理にはいろいろなやり方がありますが、私はGTDの書類管理の仕組みや「Five Steps to a Kinkless Desktop」を参考に、次のようにして整理しています。

　
(1) 4つのフォルダを作る

My Documentsフォルダの中に、「@Inbox」「@Outbox」「@作業中」「@保管庫」という4つのフォルダを作ります。「@」マークを付けるのは、名前順で並び替えたときに見つけやすくするためです。この4つのフォルダのショートカットをデスクトップに配置します。

それぞれに好みのアイコンを設定するとかっこいい(Mac OS Xの例)

　
(2) @Inboxフォルダと@Outboxフォルダの使い方

@Inboxフォルダ(書類受け)には、新しく作成したファイルや、ダウンロードしたファイルをとりあえず保存します。各アプリケーションのデフォルトの保存場所やダウンロード場所として設定しておくと便利です。@Inboxフォルダの中身は定期的に見直し、捨てるものは捨て、取っておく必要があるものは後述する@作業中フォルダに移動します。

@Outboxフォルダ(送信箱)には、メールに添付するために一時的に別名で保存したファイルや、圧縮したファイル、PDF化した書類、ブログにアップロードするために縮小した画像などを保存します。これらのファイルは用が済んだら削除します。

　
(3) @作業中フォルダと@保管庫フォルダの使い方

@作業中フォルダには、現在進行中の仕事に関するファイルを保存します。プロジェクト(仕事)ごとにフォルダを作成し、その中にファイルを入れます。フォルダの名前には「メ メタボリックシンドロームの資料」、「し 新任マネジャー研修の資料(2007年)」のようにカナ文字で頭文字を付けておくと、名前順で並べたときに探しやすくなります。作業が完了したプロジェクトのフォルダは@保管庫へ移動します。

階層構造にはこだわらず、プロジェクトごとにフォルダを作る

　
(4) ファイルはデスクトップ検索で探す

Mac OS XやWindows Vistaには優れた検索システムが搭載されています。検索キーワードを入力すると、その語句を含むファイルが瞬時に表示されます。Windows XpやWindows 2000のユーザーにはGoogleデスクトップ検索の使用をおすすめします。「企画書.txt」「メモ.txt」というファイル名ではなく、「A社企画書（2007年１月）.txt」「ファイル管理についてのブログ記事のメモ.txt」というふうに、一目で分かるようにしておくと便利です。

　
(5) スマート検索フォルダを賢く利用する

Mac OS XやWindows Vistaには、設定した条件に合うファイルを自動的に表示する、スマート検索フォルダという機能があります。例えば「1日以内に開いたファイル」という条件を設定しておくと、作業中のファイルに素早くアクセスできます。また、作業中のプロジェクトに関するキーワードを登録しておくと、関連ファイルを見つけるのがとても楽になります。

　
(おまけ) デスクトップ上のファイルを一気に片付ける

デスクトップに散らかったファイルを一気に片付けるには、「6月末にすべて消す」というフォルダを作り、その中にすべて移動してしまいましょう。残しておく必要のあるファイルは6月末までに整理し、その他のファイルはCD-Rなどにバックアップした後で消してしまいましょう。

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前回の記事(ストレスフリーの仕事術 《GTD》、はじめました)では、GTD (Getting Things Done) という仕事術について紹介しました。GTDというのは、次にやるべきことをしっかり手帳で管理し、雑念や心配事に悩まされることなく、目の前のタスクに集中するための方法です。

週次レビューとは「散らかってきた頭の中を整理すること」

GTDの大事なポイントは、週に1度、「週次レビュー」という作業をすることです。週次レビューというのは、プロジェクトの変更、新しい仕事、新しいメールなど、この1週間で散らかってきた頭の中をスッキリと整理しなおす作業です。

週次レビューの手順は、収集のプロセス、整理のプロセスに分かれています。

(1) 収集のプロセス

受信箱、手書きのメモ、メール、留守番電話、手紙、手帳などを参考にしながら、頭の中の「やるべきこと / やりたいこと / 気になっていること」をリストに書き出します。リストはPCで作成しても手書きでも構いません。仕事のことだけでなく、プライベートのこともなるべく多く書き出しましょう。GTDの「プロジェクト」リストや「いつか/もしかしたら」リスト、トリガリストも参考になります。

書き出したリストは、受信箱に入れます。

(2) 整理のプロセス

次に、受信箱の中身をひとつずつ整理していきます。2分以内でできることはその場で処理し、近々やるべきことは手帳に書き込み、そうでないことはプロジェクトとしてメモしておくか、ファイルに保管します。詳しくは「ITmedia Biz.ID：写真でわかるGTD (週次レビュー編)」をご覧下さい。例えば、次のようにして処理していきます。

• 10月にウィーンで行われる研究会の案内状。おそらく参加しないと思うが、申込み期限の2週間前に再検討することに。その日のToDoリストに書き込んだ。
• プロジェクトリストを見ながら、進行中のプロジェクトの進行具合を確認。来週中に行うことをリストアップして、それぞれの日付のToDoリストに書き込んだ。
• 社内でTOEICが受験できるというメール。2分以内で作業できそうだったので、申込み処理をオンラインで済ませた。受験の日時を予定表に書き込み、ToDoリストに「TOEICの問題集を買うこと」と記入。
• 請求書 2通。用紙に必要事項を書き込み、外出用のカバンの中に放り込んだ。振り込みできそうな日のToDoリストに書き込んだ。
• 気になった雑誌記事の切り抜き。保存することにした。2分以内でざっと目を通して、大事な部分にマーカーで線を引き、保存するフォルダ名を書いたポストイットをはり、週次レビューの後でまとめてファイルした。
• メルマガのネタにしようと購入した「禁煙セラピー」の本。まだ読めそうにないので、本棚の「時間があったら読む」コーナーへ移動した。
• 週次レビューの時に、iPodのUSBケーブルが欲しかったことを思い出した。今週末に買おうと思い、ToDoリストに書き込んだ。
• 「いつかやる」リストの「英会話」の部分に、「TOEIC(8月)」と書き加えておいた。
• 「いつかやる」リストの「窓の掃除」は、年末までやらないことに決めた。「(年末までやらない)」と書き加えた。
• 「いつかやる」リストに、映画館で映画を見るという項目を発見。「CARS」のチケットをオンライン予約し、上映時間を予定表に書き込んだ。

1時間で頭スッキリ、週末ゆったり

今回の週次レビューは、収集のプロセスに30分、整理のプロセスに30分、合計で1時間かかりました。

週次レビューを行うと、机の上の受信箱、Outlookのメモなど、あらゆる受信箱の中身がすべて空っぽになります。情報や仕事がしかるべき場所に保管され、来週やるべきことが手帳に書き込まれた状態です。

週次レビューを終えると、肩の荷が下りたというか、見通しがついたというか、頭の中が軽くなったような爽快感を覚えます。おかげで週末はゆったり過ごせそうです。

頭の中がスッキリすると、どんどんアイディアが浮かんできます。いいアイディアは忘れずメモを取り、受信箱に放り込んでおけば安心です。この「信頼できるシステムを持っているという安心感」が、GTDの一番のメリットだと思います。

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• OneNote を大活用する人々

いろんな社内のプロジェクトを企画するようになって、管理する情報の量が急激に増えてきました。「あの作業はいつまでにやるんだっけ」、「あのプロジェクトはうまく進んでいるだろうか」、「あの情報はどこにしまったっけ」、「何か忘れていることは無いかなあ」と、頭の中も机の上も、だんだん混乱してきました。

　
そんなとき、「GTD」という言葉を耳にしました。GTDというのは『Getting Things Done』の頭文字です。同名の本 (邦題:「仕事を成し遂げる技術 ～ストレスなく生産性を発揮する方法～」)』の中で紹介されている仕事術が大人気だそうです。「ITmedia Biz.ID：写真でわかるGTD (初回編)」という解説ページを見て、「今の僕に必要なのはこれだ!」と確信し、さっそく実践してみることにしました。

　
■GTDとは、記憶だけに頼る習慣をやめること

僕が最初に電子手帳を使い始めたとき、ToDoリストに何もかも書き込んでいました。「○○さんの紹介状を明後日までに書く、せっけんを買う、いつか旅行に行きたい、晩ご飯のおかずを買う、CDを返す、お風呂の掃除、○○さんの検査結果を確認する、手紙をポストに入れる、ToDoリストを整理する」などなど。常に数十件の項目が並ぶToDoリストは、もはやToDoリストとしての機能を果たしていませんでした。

ToDoリストや予定表は、チラリと見るだけで、次に何をするのかすぐにわかるべきです。「たくさん書いてあるけれど、どの仕事から行うべきか」「ここに書いていないことで、何か忘れていることは無いか」と心配しているようでは、落ち着いて仕事ができないのです。

GTDとは、記憶だけに頼る習慣を改め、信頼できる情報システムを構築するための仕組みです。GTDで使うのは「ToDoリスト」「予定表」「やりたいことリスト」「受信箱(Inbox)」「ファイルシステム」の5つです。特別な何かを用意する必要は無く、すでに使っている手帳や本棚、ソフトウェアをそのまま利用できます。
　　
■GTDの3つのエッセンス

• 抱えている仕事、やりたいこと、気になっていることを全て書き出し、ToDoリスト・予定表・やりたいことリストに整理し、頭の中を空っぽにする
• この手順を週に1度繰り返して、ツールに最新の情報を反映させ、常に信頼できるものにしておく(週次レビュー)
• 受信箱(Inbox)に入ってきた情報を、信頼できるツールに整理する流れを作る

　
■GTDで得られるメリット

• 信頼できる情報システムを持ち、全て管理できているという安心感
• 手帳にある直近の仕事をこなせば、全てうまく行くという安心感
• 頭の中が空っぽになるので、目の前に仕事に集中でき、より生産的に時間を使える

　
■やってみようGTD! (お買い物編)

「何かをはじめるときはまずカタチから」というのが僕の揺るぎないポリシーです。これまで紙の書類をうまく管理するシステムを持っていなかったので、本著のすすめにしたがって、フォルダとラベルプリンタを使って50音順に整理することにしました。

フォルダを使って50音順に整理(左: 会社、右: 自宅)

左: CASIOのラベルプリンタ(3600円)を自宅用と職場用に2台購入
右: 自宅の書類整理用にワゴンを購入(Garage)

　
■やってみようGTD! (情報の流れを整理)

GTDの極意は、ちょっとした思いつきメモや、電子メール、郵便、仕事の書類など、全ての情報を受信箱(Inbox)経由で整理し、週次レビューで確実にチェックすることです。僕の場合、次のようにしてみました。

すべての情報を受信箱に集め、週次レビューで確実にチェックする仕組み

紙の書類やメモは、どんな小さなものでもすべて受信箱に入れます。これまでは主に大学ノートを使っていましたが、ページがバラバラに切り離せるルーズリーフやリーガルパッドを使うようにしました。W-ZERO3やOutlook、OneNoteなどはPC上の受信箱として扱い、週次レビューで中身を見直します。

ToDoリストと予定表には、これまで通りOutlookとW-ZERO3を使っています。ToDoリストの項目には必ず開始日を入力して、直近のタスクのみが表示されるようにしました。次にやるべき行動が具体的に決まっていないその他の項目は、「いつかやるリスト」としてToDoとは別に管理しています。

机の上の書類トレイと、カバンの中のクリアファイルを「受信箱」として使う

　
■GTDの3つの効果

まず、手帳(W-ZERO3)を見る回数が増えました。ToDoリストには、その日にやるべきことだけが明確に表示されています。「何か忘れていないだろうか」と心配することもなく、安心して仕事ができます。

また、メモを取る回数も増えました。頭の中が空っぽになったので、いろんなアイディアが次々と浮かんできます。以前は、メモを取った紙をなくしたり、メモを取ったことすら忘れたりしていましたが、受信箱に入れておけば必ず回収されるGTDのシステムのおかげで、安心してメモを残せるようになりました。

その結果、スケジュール通りに仕事がこなせるだけではなく、いろいろなアイディアをプロジェクトに反映させることで、仕事の質を向上させることもできました。また、プライベートの予定を立てたり、用事をすませたりできるようにもなってくると、「仕事に振り回されている」というあせりの気持ちが消え、「仕事をうまくコントロールできている」という余裕も生まれてきました。

GTDは気分が大事! できるビジネスマンっぽい「リーガルパッド」も買ってみたよ

　
■今日から始めるGTD

GTDは、特別なツールを必要としません。これまでの仕事のやり方や生活スタイルを変える必要もありません。だからこそ、他の人にもお勧めしやすい方法だと思います。興味を持たれた方は、ぜひ「ITmedia Biz.ID：写真でわかるGTD (初回編)」などを参考にして、自分の仕事の進め方をよりGTDなものにしてみてはいかがでしょうか。

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