ELECTRIC DOC.

Bentoは、Mac標準のアドレスブックとカレンダー（iCal）のデータを直接編集することができます。便利なのは、アドレスブックのデータをExcelのようなシート画面で編集できること。住所の入力ミス、ふりがなの入力もれなどをたちまち修正することができます。

Mac標準のアドレスブックの画面がこちら。それぞれカード型になっていて、見やすいことは見やすいのですが「ふりがなをまとめて入力しよう」「同じ会社の人が5人いるから住所をコピーしよう」といった時には、ちょっと不便です。

Bentoでアドレスブックのデータを見てみると、こんな感じ。Excelと同じような感覚で表示・編集することができます。同じ住所をまとめてコピー＆ペーストしたり、ふりがなをいくつも続けて入力したりできます。MacのアドレスブックはGMailやiPhone、iPodなどと同期できるので、きちんと内容をメンテナンスしておくことは大切なのです。

もちろんBentoでもカード型の表示に切り替えることもできます。また「年賀状を出した」などオリジナルの項目を追加することもできるので、住所録としても活用の幅が広がります。

「オリジナルのちょっとしたデータベースを簡単につくる」というBentoの本来の使い方からは外れてしまいますが、Macのアドレスブックの編集がとても楽になるという、Bentoの裏技でした。

FileMaker社の「Mac用かんたんデータベースソフト Bento」のモニターテストに応募したら当選したので、全部で5回分の記事をブログに投稿します（今回が第2回です）。

最初に、Excelで管理していた経費メモをBentoにインポートしてみることにしました。日付、費目、明細、支払先、支払金額、収入金額など、基本的な金銭の出納を管理しています。

といっても、Excelシートをそのままインポートするだけで作業は完了。見た目にも、まるでExcelシートのような表形式で表示されます。データの追加、編集、コピー、貼り付けなども、Excelシートを操作しているような感覚です。

項目別の並び替えができるのもExcelっぽいですね。Excelと異なるのは「ファイルの保存」を意識しなくていいこと。データベースならではの使い方です。

検索機能を使うと「収入が空欄でない」項目だけを表示することができます。こうした検索条件には名前をつけて保存でき、いつでもワンクリックで表示を切り替えることができます（スマートコレクション機能）。

「収入一覧」の画面を眺めていると、確定申告の手続きをするには「源泉徴収票」を入手する必要があることに気がつきました。そこで「源泉徴収票を入手ずみ」というチェックボックスを新たに追加します。こうした作業も、Bentoなら画面内を数回クリックするだけでOKです。

FileMaker社の「Mac用かんたんデータベースソフト Bento」のモニターテストに応募したら当選したので、全部で5回分の記事をブログに投稿します（今回が第1回です）。

FileMakerやMicrosoft Accessといった本格的データベースと比べると、Bentoには「データをカードまたは表で管理する」という、シンプルな機能しかありません。その分、5,040円と低価格で、誰でも直感的に使えるように設計されており、あまり複雑ではないデータを管理するにはもってこいです。

たとえば収支関係。Excelシートで管理することもできますが、単純な出納管理程度ならBentoで十分です。

または、DVDのリスト。「持ってるDVD」「購入したいDVD」「レンタルしたいDVD」など、いろいろなリストが作れそうです。「★★☆☆☆」というレーティング機能も便利に使えそうです。

または「○月○日のパーティー」など、イベントに関する情報を集めておくこともできます。アドレス帳やメールソフトと連携しているので、参加者のリストや関連するメールなどと関連づけることができ、必要な情報を1つの画面に集約できます。

Bentoのサイトには、50の活用事例がそれぞれの画面付きで紹介されています。「ちょっとしたデータのかたまり」を「ちょっとした手間で簡単に管理」するには、Bentoはなかなか使い勝手のよいソフトだと思います。

次回は、私がどのようにBentoを使っているのかご紹介します。

私たちは毎日たくさんの電子メールを処理しています。しかし、時には「何を伝えたいのか、何をして欲しいのか」がわかりにくいために、重要な連絡事項がうまく伝わらないことがあります。電子メールで延々と議論をしたり、的外れな質問と回答がすれ違ったりして、人間関係の摩擦を生むこともあります。

1. 私たちは、自分にとって都合の悪い内容がメールに書かれていると、送信者の気持ちをネガティブな方に深読みしがちです。送信者にそのつもりが無くても、受信者が落ち込んだり、怒ったりすることがあるのです。電子メールを書くとき、読むとき、「他人の気持ちの読み過ぎ」には気をつける必要があります。

2. 言いにくい内容こそ、相手の反応を見ながら口頭で伝えるようにします。メールよりも電話で、電話よりも直接会って話しましょう。相手の反応を見ながらコミュニケーションできるので誤解が少なく、問題解決に向けた議論をその場で行うこともできます。「DESC法」を用いて問題を整理し、アサーティブな対応を心がけましょう。

3. 決定事項を伝達するとき、伝えたいこと・相手にお願いしたいことを明解に書きます。遠回しな表現、曖昧な表現は避けて、要件を簡潔にまとめましょう。前置きの後に結論を書くのではなく、先に結論を書いてから前置きを書きます。タイトルは具体的でわかりやすいものにします。相手にお願いするアクションがある場合には、締め切りも含めて、きちんと明記します。

4. 相手の状況や仕事を思いやった一言を添えます。あまりに事務的なメールは、かえって相手を不安にさせることがあります。例えば、部下からの報告書を受け取ったときに「受け取りました」とだけ返信するより、「ご苦労さま。受け取りました。今週は出張が続くので移動中に目を通します。コメントは来週の火曜日まで待ってください」と返したほうが部下は安心します。

5. 相手がそれを何度も読み直したり、聞き返したり、不安になったり腹を立てたりするコストを考えてみましょう。電子メールを使えば、どんな遠くへも瞬時に情報を送信できます。情報発信のコストが低いせいで、ついつい気軽に、パッと書いてパッと送信しがちです。けれども、送信者がちょっぴり惜しんだ、その何倍もの時間が無駄になっているかもしれません。

要件や相手にあわせてやり方を上手に選ぶことが、コミュニケーションの「時間的なコスト」「精神的なコスト」を下げ、職場の良好な人間関係や、心身の健康を維持することにつながります。

MacBook Airを購入してから、机の上がずいぶんシンプルになりました。MacBook Airのコンセプトは「ワイヤレス」。さらにAir化をはかるため、無線LAN対応プリンタと、Time Capsuleを購入することにしました。

hpのプリンタ複合機Photosmart C4380です（16,800円）。無線LANを標準搭載し、ワイヤレスで印刷やスキャンができます。前面給紙・前面排紙の仕組みが便利です。

こちらはAppleのTime Capsule。無線LANルーターに500GBのHDDが内蔵されている製品です。Mac OSに標準搭載のバックアップ機能と連携し、すべてのデータを、自動的に、ワイヤレスでバックアップしてくれます。USB端子もついており、ここにプリンタをつなぐこともできます。

どこからでも無線LANでプリントアウト、どこにいてもTime Capsuleでバックアップ。MacBook Airの活用の幅が広がりました。